/ Gestão de Atendimento

Sistema de controle de chamados: por que devo contratar um?

Tecnologia, inovação e melhoria contínua. Esse são três elementos fundamentais que constituem a força motriz do mercado atual que é tão competitivo. Não ter esses elementos na cultura da sua empresa, com certeza, é uma forma de ficar para trás. Mas então, o que um sistema de controle de chamados tem a ver com isso? A resposta é simples: tudo.

Um sistema de controle de chamados eficaz é o canal para se fazer o uso inteligente da tecnologia, estimular a inovação e ter a ferramenta certa para melhoria contínua.

Falando da tecnologia, podemos afirmar que um sistema de controle de chamados é uma solução desenvolvida para aumentar a qualidade do atendimento prestado aos clientes.

Na parte da inovação, esse tipo de sistema se enquadra naquilo que chamamos de sistema Help Desk, isso porque une em apenas uma plataforma todos os dados relativos aos atendimentos.

A inovação aliada à tecnologia possibilita a melhoria contínua dos processos de uma empresa.

Já se convenceu que você precisa contratar um sistema de controle de chamados? Calma que ainda tem muito mais!

O que é um sistema de controle de chamados?

Como mencionamos logo acima, um sistema de controle de chamados é um sistema Help Desk

Isso quer dizer que Help Desk é um sistema, ou departamento caso o termo seja utilizado em outra área que não a de Tecnologia da Informação (TI), que visa auxiliar o cliente em suas dúvidas, incidentes e problemas prestando todo o suporte necessário.

Logo, quando algum cliente tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda em alguma coisa, ao invés de ligar para o setor de Help Desk, ele pode abrir um chamado.

O chamado funciona como um ticket através do qual o usuário de TI vai descrever o seu problema.

Enquanto isso, do lado de cá, o atendente recebe e registra o chamado que foi aberto.

Uma primeira vantagem em se ter um sistema de controle de chamados já é demonstrada aqui: todo o processo é facilitado, tanto para o cliente quanto para a empresa.

Basicamente, de forma bem resumida, esse é o funcionamento de um sistema de controle de chamados. Porém, é depois que o chamado é registrado que a mágica do sistema acontece!

É a partir desse momento que você vai ver como ter um sistema de controle de chamados é benéfico para a sua organização.

6 motivos para contratar um sistema de controle de chamados

Contratar um sistema de controle de chamados só vai trazer benefícios para a sua empresa.

É uma forma de proporcionar à sua equipe de TI tudo aquilo que ela precisa para ter um alto desempenho e satisfação com o trabalho.

Hoje nós vamos falar de seis motivos essenciais que vão querer fazer você contratar um sistema desses na sua empresa.

1. Automatização dos processos

A partir do registro do chamado recebido, é possível contar com uma série de atividades dentro do software de controle de chamados que vai automatizar todo o processo de atendimento.

Assim como a tecnologia, inovação e melhoria contínua citadas no início do nosso artigo de hoje, a automatização é uma tendência que já se tornou realidade em muitos lugares.

No mundo globalizado em que vivemos, o fluxo de informações e pessoas está cada vez mais acelerado. Seja na nossa vida pessoal ou profissional.

Logo, em uma empresa, essa premissa não deixa de ser verdade.

Por isso, a automatização dos processos garantida por um sistema de controle de chamadas é tão importante.

Como consequência, tem-se a facilitação de todo o trâmite de tantas informações relativas ao processo de atendimento ao cliente.

Dessa forma, é possível ter um atendimento de excelência.

2. Aumento do número de clientes

A relação existente entre o número de clientes e um sistema de controle de chamados consiste no fato de o sistema em questão possibilitar um conhecimento profundo do seu cliente.

Desde o momento em que o chamado é registrado pelo atendente, tudo passa a ser monitorado.

Logo, tudo fica armazenado no sistema. Por tudo, entenda: é realmente tudo.

Todas as dúvidas do cliente, o modo como ele descreveu essas dúvidas, o dia da semana em que ele abriu o chamado, a hora do dia, qual foi a solução apresentada entre outras muitas coisas.

Assim, é possível fazer um estudo das principais características e preferências do cliente.

Como consequência, tem-se clientes mais satisfeitos , o fortalecimento da sua marca e, ainda, novos clientes chegando.

Isso porque os clientes atuais que ficaram satisfeitos vão acabar indicando o seu serviço para pessoas próximas que provavelmente fazem parte do mesmo público que você busca atingir.

3. Base de conhecimento

Como demonstrado no item anterior, a base de conhecimento que um bom sistema de controle de chamados é capaz de gerar é enorme.

E um ponto é muito interessante: ela serve não somente para conhecer melhor um cliente, mas também para capacitar a equipe na resolução de problemas.

É possível gerar relatórios estatísticos e descritivos que vão apontar quais problemas têm sido mais frequentes e como eles estão sendo resolvidos.

Dessa forma, um atendente pode recorrer ao próprio sistema no momento em que for buscar a solução para o problema específico de algum cliente.

4. Redução de custos

O sistema de controle de chamados apresenta a grande vantagem de reduzir custos. Isso porque sua implementação e manutenção é facilitada.

Logo, não há maiores custos para o gerenciamento do atendimento.

Além disso, também não é necessário ter custos com telefonia, visto que o atendimento ao cliente é feito através do próprio sistema.

5. Organização

Com tudo o que falamos sobre um sistema de controle de chamados não é difícil perceber o quanto ele organiza todos os processos de uma empresa.

A organização é um elemento extremamente importante e útil para que a produtividade da equipe seja elevada a outro nível.

6. Facilidade de comunicação

Além da produtividade, a organização proporcionada pelos sistemas Help Desk beneficia a facilidade de comunicação interna.

Nem sempre um mesmo analista irá responder a todos os chamados de um cliente. Mas todo analista precisa ter as informações necessárias a respeito daquele cliente para realizar o suporte.

E, para isso, o sistema de controle de chamados é extremamente útil. Ele se constitui uma ferramenta de comunicação integrada essencial, ainda que esse não seja o seu objetivo final.

Os benefícios de um sistema desse tipo são vários.

Essas vantagens que nós apresentamos podem ser o que está faltando para a sua equipe se estruturar melhor e produzir mais.

Contratar um sistema de controle de chamados com certeza só trará benefícios para a sua empresa.

Nós escolhemos esses 6 motivos principais para te mostrar que você precisa contratar um sistema de controle de chamados ainda hoje, isso certamente ajudará na satisfação dos seus clientes. Sugerimos que você leia o nosso e-book sobre técnicas para aumentar a satisfação dos clientes usando a gamificação clicando aqui.

Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

Leia Mais