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Ordem de serviço: o que é, como funciona e qual a sua importância

Ordem de serviço, também chamada de OS, é a formalização do serviço prestado ao cliente. É um recurso extremamente útil e muito importante para empresas por diversos motivos.

Ao lidar com um número maior de clientes, muitas empresas veem a necessidade de criar processos e estabelecer algumas rotinas que vão auxiliar na organização do negócio.

Essa maior organização é benéfica para que os próprios processos do empreendimento fluam da melhor maneira, trazendo um resultado bom para o cliente e, consequentemente, para a empresa.

A implementação de uma ordem de serviço é uma dessas rotinas que podem acrescentar muito valor ao serviço que é prestado.

Com o nosso artigo de hoje, queremos te ajudar a entender o que é uma ordem de serviço, como ela funciona e qual a sua importância dentro de um negócio.

Continue a leitura para você aprender ainda mais sobre o assunto.

O conceito de ordem de serviço

A ordem de serviço, como dito anteriormente, é a formalização do serviço prestado ao cliente através de um documento muito importante para ambas as partes envolvidas.

Esse documento é alterado de acordo com as ações que são feitas relativas ao serviço.

Quando o cliente chega até a empresa e relata a sua necessidade , a ordem de serviço é emitida a fim de especificar aspectos importantes do serviço que será prestado.

A ordem de serviço vai registrar tudo o que é importante em relação ao que foi apresentado pelo cliente na abertura do chamado.

Para que entendamos o funcionamento de uma ordem de serviço basta entendermos o seu conceito.

Como a OS é emitida logo após a abertura do chamado do cliente, sabemos que o documento terá maior relevância durante o período no qual o serviço está sendo prestado.

Depois disso, o contato com o cliente é reduzido e não há a necessidade de registo documental das medidas tomadas, visto que o mesmo já foi feito na própria OS.

Mas, para que fique mais claro, vamos detalhar um pouco mais esse conceito.

O que contém em uma ordem de serviço

Nada melhor do que falar o que contém em uma ordem de serviço, não é mesmo? Assim a compreensão fica muito mais fácil. Então vamos lá.

A ordem de serviço deve conter, indispensavelmente, o motivo do chamado da OS, ou seja, o serviço a ser prestado, sendo ele a resolução de um problema ou não.

Bem como o nome do colaborador que atendeu àquele chamado e emitiu a ordem de serviço e também aquele que irá executar o serviço.

Obviamente, na ordem de serviço é preciso estar especificado qual serviço será prestado.

Além disso, os materiais necessários para a execução do serviço devem ser descritos em uma ordem de serviço.

Não adianta dizer apenas qual material, é preciso especificar o preço e a quantidade de cada material necessário.

Ainda, deve conter em uma ordem de serviço o tipo de mão de obra que será utilizado para determinada tarefa.

Uma ordem de serviço precisa conter também uma atualização de status do serviço prestado, isso para que seja possível saber se o mesmo foi concluído ou não, se está dentro do prazo ou atrasado.

A importância da ordem de serviço

Esse documento é importante não somente para o cliente e para a empresa, mas também para o colaborador.

É possível emitir uma ordem de serviço para serviços externos – o que é mais comum – ou também para serviços internos.

Quando vemos uma empresa bem-sucedida é comum observamos alguns fatores, dentre os quais podemos citar uma boa equipe, um produto de qualidade e uma boa gestão interna.

Contudo, ainda que uma empresa possua todos esses aspectos, caso a comunicação interna esteja falha, tudo pode ir por água abaixo.

É preciso que o gestor da empresa indique o que precisa ser feito, bem como os colaboradores precisam entender o que e como fazer.

Com o passar do tempo e aumento da demanda, é praticamente impossível manter esse fluxo de informações com base apenas na conversa verbal e na confiança da memória.

Para que se tenha sucesso, a comunicação interna eficaz é de extrema importância para que a empresa se posicione de forma integrada frente ao seu cliente e público alvo.

As informações contidas na ordem de serviço são essenciais para que cada colaborador da empresa tenha acesso, quando necessário, ao andamento do serviço.

Com a ordem de serviço, a comunicação interna a respeito do pedido do cliente se torna muito mais clara.

Assim, a possibilidade de repassar informações equivocadas, ou ainda de não realizar alguma tarefa é reduzida com o uso correto da ordem de serviço.

Dessa forma, quando o cliente solicitar alguma informação a respeito do andamento das ações é possível que qualquer colaborador autorizado tenha acesso a esse tipo de dado.

Outro ponto que reforça a importância da ordem de serviço é a já citada organização. A ordem de serviço possibilita uma organização financeira e de operações mínima.

Os dados relativos à necessidade de material e mão de obra para o serviço em questão auxiliam no controle financeiro da empresa.

Com esse controle, a empresa pode administrar as suas finanças de forma a contribuir para uma vida financeira sustentável e cada vez mais saudável.

Podemos afirmar também que a ordem de serviço é importante porque através dos registros realizados é possível ter um controle de tempo investido para a realização de uma tarefa.

A partir desse controle, a empresa pode realizar análises qualitativas e quantitativas a respeito dos dados obtidos e traçar indicadores e metas de produtividade.

Por último, a ordem de serviço encontra importância no fato de ser um documento previsto por lei.

De acordo com capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943 , Artigo 157, Inciso II, cabe às empresas:

II – Instruir os empregados, através da de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).

A ordem de serviço possui estreita relação com a legislação trabalhista como demonstrado através do Decreto de Lei acima.

Ainda, em muitos casos, a OS é assinada pelo técnico em Segurança do Trabalho , visto que é preciso também determinar de forma clara ao colaborador os riscos envolvidos nas atividades.

Bem como os EPI's (Equipamentos de Proteção Individual) que devem ser utilizados para proteção de riscos inevitáveis frente à tarefa executada.

Uma ordem de serviço é muito importante e extremamente benéfica para qualquer empreendimento. Para continuar se capacitando sobre o assunto, leia: Como fazer uma Ordem de Serviço.

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Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

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