Focando na automação dos processos, as empresas têm investido recursos para otimizar as atividades e facilitar o dia a dia dos colaboradores, bem como dos clientes. Nesse contexto, nasceu o Robotic Process Automation (RPA). Mas você sabe o que é RPA?

Essa é uma aplicação de tecnologia que serve para automatizar processos repetitivos e, assim, permitir que os profissionais da empresa estejam envolvidos em tarefas mais complexas e que exigem a necessidade de intervenção humana.

Com isso, a ferramenta auxilia na redução de custos, aumento da produtividade e agilização das atividades.

Quer entender o que é RPA e por que você precisa implementá-lo na sua empresa? Então, continue a leitura!

O que é RPA?

Em entrevista ao Desk Talks, Fernando Baldin, que trabalha há mais de 20 anos no ramo da tecnologia, sendo 7 anos voltados para a automação, acredita que o RPA é uma ferramenta estratégica que funciona de modo transversal dentro de uma organização, capaz de criar um diferencial competitivo.

Esse recurso, como o próprio nome diz, permite que os colaboradores configurem um software de computador – ou seja, um robô – para que ele saiba manipular dados e gerar respostas, permitindo a comunicação com outros sistemas digitais.

O RPA, portanto, simula a ação de um ser humano, realizando tarefas repetitivas, de baixa complexidade ou operacionais.

Ele possui uma interface intuitiva, em que os recursos envolvem, por exemplo, arrastar e soltar arquivos. Então, é definida uma sequência de cliques/comandos para que o software seja capaz de fazer as tarefas sozinho.

Desse modo, enquanto o RPA trabalha, os colaboradores podem se dedicar a outras tarefas, geralmente mais importantes.

Qual é a aplicação do RPA?

Após saber o que é RPA, você deve estar se perguntando de que forma ele pode ser usado, não é mesmo? Então, saiba que a sua aplicação é bem abrangente. Veja, a seguir, alguns exemplos:

  • Gerar respostas automáticas em e-mails;
  • Implantar bots;
  • Abrir e-mails;
  • Realizar cálculos;
  • Inserir dados em formulários;
  • Copiar e colar dados;
  • Mover arquivos;
  • Integrar dados de diferentes fontes.

Quantos aos diferentes segmentos dentro de uma empresa, o RPA apresenta funcionalidades específicas. Entenda logo abaixo.

Tecnologia

O RPA pode ajudar a equipe de TI no monitoramento de equipamentos, gerenciar arquivos, operar aplicações, fazer cálculos complexos, monitorar tarefas automatizadas, gerar relatórios, executar backups e gerir downloads e uploads.

Gestão de pessoas

Já na área de gestão de pessoas, a ferramenta pode ajudar no gerenciamento do banco de talentos do RH, administração das folhas de pagamentos, bancos de horas, qualificação, benefícios, despesas variadas e atualização dos perfis dos colaboradores.

Administração

O RPA é capaz de fazer a cobrança de clientes, processar pedidos, orçamentos e recebimentos, pagamentos e processos da contabilidade.

Quais são os benefícios do RPA?

De acordo com Fernando Baldin, o RPA apresenta diversos benefícios, como redução de retrabalhos, riscos e erros, mas isso não significa que o trabalho humano possa ser descartado.

Segundo o especialista, no futuro, serão construídos robôs que possam atuar muito mais próximos das ações dos seres humanos.

No entanto, uma diferença entre os robôs e os homens é saber lidar com imprevistos, contornar erros.

Portanto, apesar do RPA ser importante, você deve entender que o RPA não substitui, de vez, o trabalho humano. Sendo assim, a automação dos processos precisa ser vista como uma complementação.

Tendo isso em mente, é possível implementar essa ferramenta de modo consciente, fazendo uso dos seus diversos benefícios. A seguir, veja alguns deles.

Redução de erros

Como essas máquinas são criadas para executar tarefas com muita precisão e eficácia, as chances de acontecer um erro nos processos são mínimas.

Com isso, realizar a mesma atividade várias vezes não vai implicar em falhas, o que ajuda num processo mais eficiente e, assim, auxilia a empresa a não sofrer com prejuízos frente ao cliente, que pode se prejudicar por um erro cometido por um colaborador.

Maior produtividade da equipe

Como dissemos, quando o RPA se volta para a execução de tarefas repetitivas, burocráticas, a equipe pode focar em atividades que são cruciais para a empresa.

Nesse sentido, os colaboradores se tornam mais disponíveis para essas tarefas, o que auxilia na realização de serviços com maior qualidade e, assim, maior satisfação dos clientes.

Padronização dos processos

Uma das maiores vantagens de saber o que é RPA e implementá-lo é a padronização dos processos. Com isso, a execução dos procedimentos pode alcançar um padrão de excelência.

Vale lembrar que essa padronização ainda ajuda na aferição dos resultados e possibilita que tanto os colaboradores quanto os gestores tenham uma visão macro da empresa.

Comunicação eficiente

Quando se trata da comunicação entre cliente e empresa, os robôs ainda conseguem trazer benefícios. Isso porque eles podem gerenciar as interações, elaborando uma espécie de cronograma de contato com os clientes.

Desse modo, um colaborador pode ser alertado quando é necessário acompanhar de perto um processo ou falar com um consumidor.

O RPA também consegue entrar em contato com o público-alvo caso a empresa tenha novos serviços ou produtos e queira oferecê-los.

Assim, a comunicação é aprimorada, proporcionando uma relação mais estreita entre a empresa e o cliente.

Melhoria da experiência do cliente

Ao ter as suas reivindicações rapidamente atendidas, contar com atendimentos eficazes e sentir que a empresa o prioriza, o cliente tem uma experiência diferenciada com a sua organização.

Dessa forma, o RPA, ao realizar as pequenas e repetitivas atividades, como registros de atualizações e verificações de status do pedido, consegue proporcionar ao consumidor o suporte necessário, seja ao sanar dúvidas, seja ao resolver problemas.

Afinal, ainda que o RPA, algumas vezes, não possa substituir o atendimento humano, ele consegue unir todos os dados necessários para que o colaborador se certifique de ter as informações cruciais para auxiliar o cliente.

Sendo assim, a satisfação pode ser garantida, o que melhora a imagem da empresa perante ao público e ao mercado.

Por isso, essa ferramenta é capaz de, inclusive, ajudar na melhoria da experiência do cliente. Percebeu como saber o que é RPA é essencial para você otimizar os processos? Para entender melhor sobre esse assunto, confira o podcast do Desk Talks com participação especial do especialista Fernando Baldin.