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O que é outsourcing? Tudo o que você precisa saber sobre o tema

Finanças, logística, produção, atendimento, qualidade. Quando pensamos em todos os setores de uma empresa, organizar todas essas áreas pode ser uma tarefa difícil. Dentro desse contexto eu te pergunto: você sabe o que é outsourcing?

O outsourcing veio para solucionar problemas e auxiliar gestores em áreas estratégicas, aquelas ligadas ao core business da empresa.

Vamos entender a seguir o que é outsourcing e como essa prática pode ser benéfica para o seu negócio.

Continue a leitura.

O que é outsourcing

Desmembrando o termo outsourcing temos: "out" = "fora" e "sourcing" = "fonte". Traduzindo literalmente, a palavra significa " fonte de fora".

Apesar de confuso, a tradução literal explica perfeitamente o significado de Outsourcing, que é a prática de terceirizar serviços ligados à parte estratégica da empresa, ou seja, buscar fontes externas ("de fora") para fazer estes trabalhos.

Há décadas terceirizam-se as áreas de logística, limpeza etc, mas apenas nos últimos anos aceitou-se a ideia de terceirizar áreas ligadas ao core business das empresas, como a área de finanças, por exemplo.

Não sabia o que é outsourcing? Isso é outsourcing.

Imagina a seguinte situação: você tem uma empresa de tecidos e é muito bom em gerenciar processos e pessoas, no entanto, não é muito familiarizado com a área contábil.

Você sempre precisa estudar muito para entender como gerenciar os custos e fazer o controle financeiro da empresa, mas ainda assim, de vez em quando alguns problemas surgem.

Então fica a pergunta: por que não terceirizar esse setor? Colocá-lo nas mãos de alguém que realmente entenda da área e possa ajudar seria uma opção tão ruim?

Pois este é o segredo do outsourcing. Contratar especialistas na área que você tem menos knowhow para potencializar o resultado destes setores.

Assim, você pode focar seus esforços naquilo que realmente faz parte da sua área, tornando a empresa muito mais coerente em todos os setores.

Outsourcing não é terceirização

Essas palavras não são sinônimos, ok? Quando procuramos o que é outsourcing, as vezes encontramos definições que colocam esses dois termos como sinônimos.

Mas isso não é verdade. Outsourcing é um tipo de terceirização, a terceirização de áreas estratégicas para a empresa.

A terceirização tal como nós a conhecemos, é a terceirização de serviços mais rotineiros, que normalmente não tem tanto valor agregado e estão mais distantes do core business da empresa.

Como exemplos desse tipo de serviço temos aqueles ligados à logística, limpeza, segurança e transporte.

Já o outsourcing trabalha nas áreas-chave da organização, como é o caso de Vendas, Finanças e da área de TI (Tecnologia da Informação), por exemplo.

Para quê uma empresa precisa ter uma equipe de TI para trabalhar dentro da organização, se pode contratar uma empresa especializada nisso, que faça esse trabalho remotamente e com a mesma qualidade?

Segundo a IDC, em 2013 o mercado de terceirização de TI movimentou R$ 12 bilhões, e desde então não para de crescer.

O outsourcing surgiu para permitir que cada um trabalhe na área que tenha maior domínio, tornando assim a organização mais forte em todos os setores.

Agora que você já sabe o que é outsourcing, vamos te mostrar as principais vantagens de utilizar essa prática.

5 vantagens de investir em outsourcing

Você já entendeu o que é outsourcing, mas e aí? Ficou com vontade de utilizar essa prática no seu negócio?

Vamos te mostrar agora 5 vantagens de investir nessa prática que tem ganhado muito espaço no mercado

  • Redução de custos

Ué, mas se vou ter que pagar outra empresa para fazer o trabalho então não estarei reduzindo custo nenhum.

Errado. Estará sim. Por que você gasta com treinamentos e com o seu próprio tempo quando está estudando sobre uma área que não tem familiaridade.

Além disso, se for contratar especialistas nessas áreas para trabalhar dentro da sua empresa, você estará gastando muito mais do que se trabalhasse com a terceirização.

Por exemplo, no caso de terceirizar o setor de TI da empresa, todo o trabalho da área será feito pela empresa contratada e não mais pelos funcionários da sua empresa, gerando assim uma redução nos custos.

  • Aumento da produtividade

O aumento da produtividade se deve ao fato de deixar cada um trabalhando na área que mais tem conhecimento, aquela que ele terá maior capacidade para fazer um excelente trabalho.

Assim, cada um trabalhará muito mais, uma vez que já possui o conhecimento na área, aumentando a produtividade da equipe como um todo.

Além disso, com a empresa de outsourcing você não precisará se preocupar com a produtividade. Isso é função do responsável pela sua conta na empresa.

Você só precisará monitorar se os prazos estão sendo cumpridos pela empresa contratada e se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas. Seu setor de RH agradecerá.

  • Aumento da competitividade

Imagine todos os setores da sua empresa trabalhando com alto desempenho. É isso que acontecerá se você utilizar o outsourcing nas áreas que tem menos domínio.

As áreas que já são de alto desempenho na empresa ficarão ainda melhor, pois seus trabalhadores poderão focar apenas nelas. Enquanto isso, as áreas que antes tinham um desempenho menor, agora serão potencializadas graças ao outsourcing.

Com todos os setores desempenhando bem seus papéis, a empresa como um todo ganha uma força competitiva ainda maior perante o mercado.

  • Foco no cliente

Sem essa de dividir sua atenção entre o sucesso do cliente e todos os setores da empresa. Deixe cada especialista cuidando da sua área de conhecimento e foque sua atenção no que realmente importa: o cliente.

Além disso, assim que todas as áreas estiverem rodando com perfeição, você não precisará se preocupar em descobrir como solucionar os problemas antes existentes.

Assim, suas forças ficam focadas em garantir um bom atendimento, um produto de qualidade e um pós-venda fidelizador.

  • Redução de riscos

Essa vantagem está intimamente ligada à expertise dos profissionais que serão contratados no outsourcing.

Com uma equipe mais bem preparada para potencializar determinada área, ou seja, com uma equipe com mais know how, as chances de que algo dê errado diminuem.

A lógica é muito simples: quanto mais conhecimento na área, menor é a chance de cometer algum equívoco.

Como começar a trabalhar com outsourcing

Agora que você sabe o que é outsourcing e entende as vantagens que essa prática pode trazer para a sua empresa, vamos te mostrar como trabalhar com outsourcing.

Vamos dividir esse tópico do nosso artigo em duas partes: 1. Como trabalhar com outsourcing se você é o contratante; e 2. Como trabalhar com outsourcing se você é o contratado.

Se você é o contratante

Trabalhar com outsourcing pode não ser exatamente uma coisa fácil, isso porque é preciso determinar exatamente o serviço que será terceirizado e qual fornecedor contratar, uma vez que algumas empresas podem se dizer especialistas no assunto, mas não serem tão boas assim.

Sem falar que terceirizar serviços tão importantes pode ser um problema se você e sua equipe não concordarem que esta é uma boa opção e não confiarem no fornecedor.

Por isso preparamos algumas dicas para você se atentar caso opte por trabalhar com outsourcing:

  • Defina seus pontos fortes e fracos

Esse é o primeiro passo se você deseja começar a utilizar a prática de outsourcing: descobrir seus pontos fortes e fracos dentro da área estratégica da empresa.

Os pontos que você – ou os seus sócios ou funcionários – dominam devem permanecer por conta da sua equipe interna.

Aquelas áreas que sua equipe tem mais dificuldade em gerir, aqueles que geralmente dão problema e não atingem bons resultados, são boas candidatas à terceirização.

  • Escolha as áreas que serão terceirizadas

Dentre as áreas selecionada como boas candidatas, agora é hora de escolher aquela – ou aquelas – que serão terceirizadas através de serviços de outsourcing.

Uma área que tem crescido muito em relação aos serviços de outsourcing é o setor de TI.

Nesse caso, a organização terceiriza os serviços de tecnologia da informação para uma empresa especializada na área e que dará todo o suporte necessário.

A área de TI demanda um alto nível de capacidade técnica por parte dos funcionários, o que torna às vezes bem mais vantajoso financeiramente a contratação dos serviços por outsourcing.

De qualquer forma, a escolha das áreas que serão terceirizadas é apenas sua. O segredo é terceirizar as área estratégicas que você tenha menor conhecimento.

  • Planeje a transição

A transição do serviço sendo feito por uma equipe interna para o outsourcing deve ser realizada com cautela. Ainda mais se houver uma equipe responsável por aquilo que está sendo terceirizado.

Muitas vezes, a implementação de serviços outsourcing geram demissões inevitáveis e por isso essa transição deve ser feita com calma e empatia.

Caso essa seja uma possível situação na sua empresa, explique para a sua equipe porque essa mudança é necessária e o que vai melhorar nos processos da empresa após essa transição.

Se for possível investir no outsourcing sem abrir mão de funcionários, faça isso. Isso evitará algum problema de clima organizacional que possa surgir.

  • Fique de olho no andamento do trabalho da empresa de outsourcing

Não confie de olhos fechados na empresa que você contratou. Acompanhe o trabalho dela, se as metas estão sendo cumpridas e se o trabalho é realizado conforme o combinado.

Caso tenha assinado um SLA ( Acordo de Nível de Serviço), é importante ficar atento aos combinados especificados no documento para que tudo seja cumprido.

Se você é o contratado

Se você faz parte da empresa que foi contratada para realizar o serviço de outsourcing, também deve tomar alguns cuidados.

Apesar de provavelmente você já saber o que é outsourcing e como essa prática funciona, fique atento às nossas dicas, pois elas podem ser úteis para você.

  • Escute com muita atenção o seu cliente

Por mais que isso não tenha a ver com a parte técnica do trabalho, escutar o cliente é essencial para oferecer um bom serviço e manter alinhadas expectativa e realidade.

É o primeiro passo quando falamos de atendimento de qualidade e não pode ser ignorado por nenhum tipo de empresa, principalmente as de outsourcing.

Você trabalha com o futuro de uma empresa e por isso precisa entendê-la no seu íntimo. Qual é a cultura organizacional dela? Quais são suas principais dores? E suas forças?

Isso tudo será entendido através de uma boa conversa e muita atenção no que o cliente diz. E é apenas entendendo o seu cliente que você conseguirá gerar os melhores resultados.

  • Trabalhe com metas e indicadores

Trabalhar com metas é importante para manter o trabalho no caminho certo , alinhado às expectativas do cliente.

Além disso, essa é uma forma de ver se o trabalho está sendo feito de maneira assertiva e medir as informações importantes para o cliente.

Indicadores chave de performance (KPIs) são aqueles indicadores ligados diretamente a estratégia da organização, são considerados os indicadores mais importantes de um negócio.

Como você trabalhará com áreas diretamente ligadas ao core business da empresa, é provável que seu trabalho esteja totalmente ligado a KPIs importantes para o cliente.

Enxergue a meta do cliente como sua meta também, e trate-a com carinho.

  • Esteja sempre se atualizando

Se a sua empresa foi contratada para um serviço de outsourcing é porque o cliente te vê como um especialista no assunto.

Isso quer dizer que você precisa se manter atualizado na sua área, entender das tendências e dos novos estudos no setor.

Você que sabe o que é outsourcing e entende a responsabilidade envolvida nesse tipo de trabalho, sabe que não dá para ter apenas uma formação na área e parar por aí.

É preciso estar sempre estudando, fazendo cursos e indo à palestras para que você sempre saiba o que há de mais atual na sua área.

Agora que você já sabe o que é outsourcing , quais suas vantagens e como trabalhar com isso, saiba também como garantir o sucesso do seu cliente. Isso certamente ajudará na fidelização e te trará novos clientes. Baixe gratuitamente o ebook O roteiro infalível para o sucesso do cliente clicando no link.

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Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

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