/ Gestão

O que é kanban e como esse método pode beneficiar o meu negócio

Todo gestor sonha em ver sua empresa atingindo a máxima produtividade, para assim conquistar mais clientes e ganhar mais espaço no mercado. E essa é uma das promessas da metodologia kanban. Mas afinal, o que é kanban?

A filosofia kanban vem para propor a completa eliminação das funções e processos desnecessários à produção, além de fabricar na quantidade certa e no tempo necessário, eliminando estoques, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Essa técnica é baseada no conceito just in time, ou toyotismo, implementado pela Toyota lá na década de 40!

O kanban surge portanto para promover uma maior capacidade total das linhas produtivas e antecipar os prazos de entrega dos produtos finais aos clientes.

Ficou curioso sobre quais são os impactos desse método no seu negócio? Então continue a leitura e descubra o que é kanban e como aplicar esse sistema.

O que é kanban?

Kanban é um método eficiente para garantir maior controle sobre os processos de uma empresa. É uma forma de organizar o fluxo de produção tornando a equipe de trabalho mais focada nos objetivos prioritários.

O kanban é uma forma de descobrir gargalos no processo de produção, para que os gestores possam resolvê-los e entregar resultados mais rápidos e melhores para os seus clientes.

O kanban se utiliza de mapas visuais (painéis, quadros e murais de gestão à vista) de processos e de regras de movimentação dos itens de trabalho, sendo capaz de gerar um modelo mental compartilhado.

Através disso, os membros de uma equipe produtiva podem colaborar para fazer o trabalho fluir, organizar-se, tomar decisões e evoluir o próprio processo de trabalho continuamente.

O kanban assume a forma de um quadro grande e estrategicamente posicionado no ambiente produtivo, onde todos podem visualizá-lo.

Como funciona esse sistema?

Para descobrir o que é kanban no sentido material, pense em um quadro dividido em colunas, capazes de representar as etapas do processo de produção.

Basicamente, um kanban estará dividido em três campos/colunas:

  • To Do (a ser feito);
  • Doing (em execução);
  • Done (finalizado).

Para ilustrar as atividades que devem ser realizadas, são utilizados cartões coloridos ou post-its, que são movimentados pelas etapas sinalizando o status de uma tarefa.

Cada cartão ou post-it deve abordar informações sobre a tarefa a ser executada, como nome da pessoa responsável, data e hora de produção. Cada cartão deve representar uma única tarefa.

O-que-e--kanban

Quando o profissional indicado em uma tarefa desenvolver seu trabalho, ele mesmo deve mudar seu cartão de lugar (para doing ou done), escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e também indicando o responsável.

Uma dica simples mas que facilita e muito a utilização do kanban é usar cores diferentes nos cartões para identificar o andamento das atividades (em dia, atrasadas ou com problemas) ou então o setor responsável (vendas, marketing, financeiro e mais).

Sabendo que o tempo das equipes é sempre limitado, assim como o espaço no quadro, é fundamental priorizar atividades de modo a fazer com que poucas tarefas sejam realizadas a cada intervalo de tempo. Isso irá garantir fluxo contínuo de trabalho para todos os membros da equipe sem sobrecarregá-los.

Os princípios básicos do kanban

Para melhorar ainda mais sua visão sobre o que é kanban e sua utilidade, apresentamos os 4 princípios básicos deste método:

  • Estímulo visual: o trabalho projeto em um quadro torna mais visível e latente as prioridades de demandas, os atrasos, urgências, entregas e mais.
  • Fluxo de trabalho puxado: no kanban, as filas de demandas são limitadas. Nesse caso, itens em progresso precisam ser concluídos antes que novas demandas entrem.
  • Colaborativismo: a visibilidade dos processos produtivos e sua natureza mais “puxada”, estimula a colaboração entre os membros da equipe produtiva. A equipe se organiza para o trabalho fluir, impedindo que um atrapalhe o trabalho dos outros.
  • Desenvolvimento contínuo: o estímulo visual do kanban, bem como reuniões de projetos constantes, fazem com que o ambiente de trabalho esteja mais suscetível a mudanças e a experimentações de novas formas de se trabalhar.

O kanban aplicado ao gerenciamento ágil

Ainda que inicialmente tenha sido empregado nas linhas de produção de fábricas, o kanban hoje tornou-se um importante aliado no gerenciamento ágil de projetos e no desenvolvimento de softwares.

Nessa modalidade, os cartões que antes eram usados para o controle de estoques e movimentação de peças na linha de produção, servem para organizar e classificar as atividades intelectuais e tecnológicas.

No desenvolvimento de softwares, por exemplo, o kanban possibilita a análise de dados com mais rapidez e eficiência.

O processamento das informações e features do projeto é agilizado, já que é baseado na observação dos cartões no quadro e seu movimento e não só em dados e códigos.

omo você já deve ter percebido, quando todos os envolvidos na produção conseguem visualizar os dados dispostos no quadro, fica mais fácil avaliar se há a possibilidade de iniciar novos projetos e se o prazo de produção de cada tarefa está sendo cumprido.

O kanban, portanto, é um verdadeiro “norte” sobre a capacidade produtiva da equipe, sobretudo para trabalhos que exigem intensa capacidade analítica.

Dessa forma, o kanban não é somente uma ferramenta para definição de papéis e processos.

Sua aplicação promove a mudança gerencial de um projeto, sendo capaz de introduzir alterações positivas no ciclo de desenvolvimento de um produto ou serviço.

A utilização do kanban no desenvolvimento de softwares e no setor de TI é crescente, devido a sua efetividade na otimização do trabalho das equipes de desenvolvimento.

O estudo Mercado Brasileiro de Software e Serviços, produzido pela Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES) mostra que o Mercado de TI no Brasil, incluindo hardware, software e serviços, aumentou 9,2% no ano passado.

Diante de tamanha ostensividade do setor, otimizar sua produtividade é uma necessidade!

O kanban para desenvolvimento de software e processos ágeis tem como ênfase não sobrecarregar os membros que compõem a equipe de criação do produto.

O kanban é um dos métodos de desenvolvimento de software menos prescritivo, se tornando adaptável a qualquer empresa, pois busca a evolução de projetos, a partir de princípios como:

  • Começar com o que você faz agora;
  • Concordar em buscar mudanças evolucionárias;
  • Inicialmente, respeitar os papéis, responsabilidades e cargos atuais;
  • Incentivar atos de liderança em todos os níveis.

E quais são os benefícios do kanban no gerenciamento de projetos ágeis?

Uma metodologia ágil gerenciamento de projetos tem como objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente, e em menos tempo.

E enquanto metodologia de gerenciamento ágil de projetos, o kanban tem muitas vantagens. Entenda:

  • Planejamento flexível

O kanban é constituído por interações, que são fases têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma funcionalidade por vez.

Isso permite que gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de geração de valor para o cliente, e faça alterações sempre que necessário, de acordo com os pedidos do cliente e, assim, oriente a equipe sobre o caminho mais assertivo.

  • Workflow

Quando criamos um modelo visual do fluxo de trabalho, como o kanban, é mais identificar o que realmente está sendo feito e como está sendo feito.

O trabalho se torna visível, o que é vantajoso para desenvolver a visão sistêmica da equipe, a transparência dos processos e identificação de desperdícios.

Cada colaborador consegue enxergar o contexto do outro, levando instantaneamente o aumento da comunicação e colaboração.

  • Rápidos ciclos de desenvolvimento

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, há um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes. Há também a redução de erros e retrabalhos.

Riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada etapa ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto no projeto como um todo.

  • Entregas contínuas

O kanban, por ser um método dividido em pequenos ciclos de trabalho, possibilita entregas contínuas e incrementais.

No desenvolvimento de softwares, isso garante que o cliente tenha sua solução em funcionamento, cada vez melhor, a cada fase finalizada.

Com o kanban, um projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas desde o princípio do seu desenvolvimento.

  • Boa comunicação

No gerenciamento de projetos, a comunicação eficiente é um fator importante. Afinal, toda a equipe precisa estar ciente das próximas etapas produtivas e em qual fase da execução se encontram.

Nesse sentido, o kanban é muito útil, porque colabora para a visualização de dados sobre o projeto de maneira prática.

  • Prioridades

O kanban permite a definição das tarefas que são prioridade: a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar a próxima tarefa que deve ser cumprida.

Isso evita o desperdício de tempo com a definição de prioridades das etapas e que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que é capaz de comprometer o prazo de entrega de um projeto.

  • Redução de custos

O kanban gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a produtividade da equipe.

Como o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida e mais correta, é preciso consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à conclusão do projeto.

Lembre-se que, além do método tradicional com quadros e cartões, hoje já é possível utilizar o kanban virtual, que geralmente vem atrelado à softwares de gerenciamento de projetos.

Prezar pela produtividade e o colaborativismona empresa é fundamental, principalmente no setor de TI, onde as demandas são levadas e de alta complexidade.

Por isso, além de entender o que é kanban e adotá-lo, e conheça outras ferramentas que irão auxiliar a gestão de equipes de TI neste artigo.

Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

Leia Mais