Todo gestor sonha em ver sua empresa atingindo a máxima produtividade, para assim conquistar mais clientes e ganhar mais espaço no mercado. E essa é uma das promessas da metodologia kanban. Mas afinal, o que é kanban?

A filosofia kanban vem para propor a completa eliminação das funções e processos desnecessários à produção, além de fabricar na quantidade certa e no tempo necessário, eliminando estoques, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Essa técnica é baseada no conceito just in time, que significa “no momento certo”. Ele foi implementado pela Toyota na década de 40, visando eliminar estoques e agilizar a produção.

Pense no seguinte cenário: sua empresa está com muitos produtos em estoque. Esse acúmulo significa que você não está colocando esses itens no mercado.

O contrário também pode acontecer: a demanda por seus produtos está alta, e sua empresa não está conseguindo supri-la. Isso pode fazer com que seus clientes busquem a concorrência.

Nenhum desses cenários são favoráveis ao seu negócio, não é mesmo? Foi por isso que a Toyota desenvolveu essa ideia do just in time.

Esse sistema de administração da produção estabelece que nada deve ser transportado, comprado ou até mesmo produzido antes da hora certa. Essa estratégia evita haver estoque parado na empresa.

A produção então ocorre por demanda. O mínimo de matéria-prima é armazenado em estoque, sendo o necessário para poucas horas de produção. A fábrica só vai fabricar o produto depois que ele for comprado.

Isso influencia também no número de fornecedores, que é reduzido para que sejam feitas entregas de lotes pequenos na frequência ideal para a produção.

Você pode estar se perguntando: mas o que é kanban e qual a relação dele com essa história de produção sob demanda?

O kanban foi justamente aplicado a princípio pela Toyota para poder fazer a gestão dos processos no método just in time adotado pela companhia.

Por meio dele, a empresa conseguia ter controle sobre o estoque dos materiais para que não faltassem produtos nem eles estivessem em quantidade além do necessário. Isso proporcionava um equilíbrio entre a linha de produção e o estoque.

O kanban surge, portanto, para promover uma maior capacidade total das linhas produtivas e antecipar os prazos de entrega dos produtos finais aos clientes.

Ficou curioso sobre quais são os impactos desse método no seu negócio? Então continue a leitura e descubra o que é kanban e como aplicar esse sistema.

O que é kanban?

Antes de entender o que é kanban, saiba que ele foi além dos limites do emprego original. Ou seja, ele não é utilizado atualmente apenas por indústrias, mas por equipes de outros setores, como:

  • Desenvolvimento de sistemas;
  • Marketing;
  • Prestação de serviços;
  • E qualquer outra área que tenha processos e fluxos de produção.

O kanban é um método eficiente para garantir maior controle sobre os processos de uma empresa. É uma forma de organizar o fluxo de produção tornando a equipe de trabalho mais focada nos objetivos prioritários.

Ele também é uma maneira de descobrir gargalos no processo de produção para que os gestores possam resolvê-los e entregar resultados mais rápidos e melhores para os seus clientes.

O kanban se utiliza de mapas visuais (painéis, quadros e murais de gestão à vista) de processos e de regras de movimentação dos itens de trabalho, sendo capaz de gerar um modelo mental compartilhado.

Através disso, os membros de uma equipe produtiva podem colaborar para fazer o trabalho fluir, organizar-se, tomar decisões e evoluir o próprio processo de trabalho continuamente.

O kanban assume a forma de um quadro grande e estrategicamente posicionado no ambiente produtivo, onde todos podem visualizá-lo.

Agora que você já sabe o que é kanban, chegou o momento de entender, mais a fundo, como esse sistema funciona. Então, continue a leitura!

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Como funciona esse sistema?

Para descobrir o que é kanban no sentido material, pense em um quadro dividido em colunas, capazes de representar as etapas do processo de produção.

Basicamente, um kanban estará dividido em três campos/colunas:

  • To Do (a ser feito);
  • Doing (em execução);
  • Done (finalizado).

Para ilustrar as atividades que devem ser realizadas, são utilizados cartões coloridos ou Post-its, que são movimentados pelas etapas sinalizando o status de uma tarefa.

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Cada cartão ou Post-it deve abordar informações sobre a tarefa a ser executada, como nome da pessoa responsável, data e hora de produção. Cada cartão deve representar uma única tarefa.

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Quando o profissional indicado em uma tarefa desenvolver seu trabalho, ele mesmo deve mudar seu cartão de lugar (para doing ou done), escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e também indicando o responsável.

Uma dica simples, mas que facilita e muito a utilização do kanban, é usar cores diferentes nos cartões para identificar:

  • O andamento das atividades (em dia, atrasadas ou com problemas);
  • Ou então o setor responsável (vendas, marketing, financeiro e mais).

Sabendo que o tempo das equipes é sempre limitado, assim como o espaço no quadro, é fundamental priorizar atividades.

Isso permite que poucas tarefas sejam realizadas a cada intervalo de tempo, garantindo fluxo contínuo de trabalho para todos os membros da equipe sem sobrecarregá-los.

Quer um exemplo prático? A rede McDonald’s!

Se você já esteve em um dos restaurantes, com certeza já viu que há um painel em que aparece o seu pedido assim que você o faz no caixa.

A equipe que prepara os sanduíches verifica o painel e inicia a produção. Ou seja, não há estoque de produtos; eles são feitos sob demanda (lembra do just in time?).

Assim que o sanduíche é preparado, ele muda de posição no quadro, e outra pessoa responsável por montar a bandeja entra em ação.

Atualmente, há também um quadro em que os clientes conseguem acompanhar seu pedido por número, com duas colunas: uma indica que o pedido está em produção; outra, que está pronto.

Cores diferentes também são utilizadas tanto para a visualização do cliente quanto para a da equipe do restaurante, facilitando a compreensão da cadeia produtiva.

Viu só como saber o que é kanban e colocá-lo em prática auxilia bastante nos processos produtivos? Saiba que esse método possui alguns princípios, que você verá a seguir.

Os princípios básicos do kanban

Para melhorar ainda mais sua visão sobre o que é kanban e a utilidade dele, apresentamos os 4 princípios básicos deste método:

1. Estímulo visual

Como o kanban se relaciona a um fluxo produtivo, o ideal é que toda a equipe possa visualizá-lo de maneira a entender como está sendo o funcionamento desse fluxo.

O trabalho projeto em um quadro torna mais visíveis e latentes as prioridades de demandas, os atrasos, as urgências, as entregas etc.

Também é necessário determinar quais etapas serão monitoradas e quantas tarefas poderão ser atribuídas a cada pessoa envolvida no projeto.

2. Fluxo de trabalho puxado

No kanban, as filas de demandas são limitadas. Nesse caso, itens em progresso precisam ser concluídos antes que novas demandas entrem.

Isso pode ser traduzido na frase: “Pare de começar e comece a terminar”. É importante limitar a quantidade de tarefas que serão feitas para que não fiquem paradas e inacabadas.

Com essa limitação, há um ganho de tempo para que cada item chegue ao fim do fluxo, já que o responsável focará 100% do seu tempo para finalizar a tarefa antes de iniciar outra.

3. Colaborativismo

A visibilidade dos processos produtivos e sua natureza mais “puxada” estimulam a colaboração entre os membros da equipe produtiva. O time se organiza para o trabalho fluir, impedindo que um atrapalhe a tarefa dos outros.

Além disso, ao visualizar o que os colegas estão fazendo, os integrantes da equipe podem fornecer ajuda para finalizar uma tarefa mais complicada, garantindo a continuidade do fluxo.

4. Desenvolvimento contínuo

O estímulo visual do kanban, bem como reuniões de projetos constantes, fazem com que o ambiente de trabalho esteja mais suscetível a mudanças e experimentações de novas formas de trabalhar.

Isso porque a visualização do fluxo permite identificar com mais facilidade problemas, sobrecargas e pontos de melhoria no processo, desenvolvendo-o em um ritmo constante.

Até aqui, você pôde conferir o que é kanban, a origem dele, como funciona esse método e em quais princípios ele se estabelece. No próximo item, você como ele auxilia no gerenciamento ágil de projetos e desenvolvimento de softwares.

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O kanban aplicado ao gerenciamento ágil

Ao ver o que é kanban, soubemos que inicialmente ele foi empregado nas linhas de produção de fábricas.

Hoje, no entanto, o kanban se tornou um importante aliado no gerenciamento ágil de projetos e no desenvolvimento de softwares.

Nessa modalidade, os cartões, que antes eram usados para o controle de estoques e movimentação de peças na linha de produção, servem agora para organizar e classificar as atividades intelectuais e tecnológicas.

No desenvolvimento de softwares, por exemplo, o kanban possibilita a análise de dados com mais rapidez e eficiência.

O processamento das informações e features do projeto é agilizado, já que é baseado na observação dos cartões no quadro e seu movimento, e não só em dados e códigos.

Como você já deve ter percebido, quando todos os envolvidos na produção conseguem visualizar os dados dispostos no quadro, fica mais fácil avaliar se há a possibilidade de iniciar novos projetos e se o prazo de produção de cada tarefa está sendo cumprido.

O kanban, portanto, é um verdadeiro “norte” sobre a capacidade produtiva da equipe, sobretudo para trabalhos que exigem intensa capacidade analítica.

Dessa forma, o kanban não é somente uma ferramenta para definição de papéis e processos.

Sua aplicação promove a mudança gerencial de um projeto, sendo capaz de introduzir alterações positivas no ciclo de desenvolvimento de um produto ou serviço.

A utilização do kanban no desenvolvimento de softwares e no setor de TI é crescente, devido à sua efetividade na otimização do trabalho das equipes de desenvolvimento.

O estudo Mercado Brasileiro de Software e Serviços, produzido pela Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES) mostra que o Mercado de TI no Brasil, incluindo hardware, software e serviços, aumentou 9,2%.

Diante de tamanha ostensividade do setor, otimizar sua produtividade é uma necessidade!

O kanban para desenvolvimento de software e processos ágeis tem como ênfase não sobrecarregar os membros que compõem a equipe de criação do produto.

Ele é um dos métodos de desenvolvimento de software menos prescritivo, tornando-se adaptável a qualquer empresa, pois busca a evolução de projetos a partir de princípios como:

  • Começar com o que você faz agora – o ideal não é você mudar completamente o que faz em seu processo, mas ir adaptando aos poucos para não causar resistência nos envolvidos nem prejudicar a organização;
  • Concordar em buscar mudanças evolucionárias – começando com seu processo atual, procure promover pequenas mudanças que o aprimorem aos poucos, até chegar ao que pareça ideal;
  • Inicialmente, respeitar os papéis, as responsabilidades e os cargos atuais – a ideia, como dissemos, não é modificar totalmente o que você já faz, mas ir incrementando os processos visando à melhoria contínua;
  • Incentivar atos de liderança em todos os níveis – o foco não está em centralizar decisões, pois isso pode engessar algo que está sendo usado para dar fluidez aos processos.
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Mesmo já sabendo o que é kanban, você pode estar se perguntando quais as vantagens de utilizá-lo em projetos ágeis. Conheça-as no próximo item.

Quais são os benefícios do kanban no gerenciamento de projetos ágeis?

Já conhecemos o que é kanban, como ele funciona e como auxilia no gerenciamento de projeto ágeis. Mas quais a vantagens de utilizá-lo nesse sentido?

Uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos tem como objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente e em menos tempo.

E, enquanto metodologia de gerenciamento ágil de projetos, o kanban tem muitas vantagens. Entenda:

Planejamento flexível

O kanban é constituído por interações, que são fases têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma funcionalidade por vez.

Isso permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de geração de valor para o cliente, faça alterações sempre que necessário, de acordo com os pedidos do cliente, e, assim, oriente a equipe sobre o caminho mais assertivo.

Workflow

Quando criamos um modelo visual do fluxo de trabalho, como o kanban, é mais fácil identificar o que realmente está sendo feito e como isso está ocorrendo.

O trabalho se torna visível, o que é vantajoso para desenvolver a visão sistêmica da equipe, a transparência dos processos e a identificação de desperdícios.

Cada colaborador consegue enxergar o contexto do outro, levando instantaneamente ao aumento da comunicação e colaboração.

Rápidos ciclos de desenvolvimento

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, há um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes. Há também a redução de erros e retrabalhos.

Riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada etapa ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto no projeto como um todo.

Entregas contínuas

O kanban, por ser um método dividido em pequenos ciclos de trabalho, possibilita entregas contínuas e incrementais.

No desenvolvimento de softwares, isso garante que o cliente tenha sua solução em funcionamento, cada vez melhor, a cada fase finalizada.

Com o kanban, um projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas sim desde o princípio do seu desenvolvimento.

Boa comunicação

No gerenciamento de projetos, a comunicação eficiente é fator importante. Afinal, toda a equipe precisa estar ciente das próximas etapas produtivas e em qual fase da execução cada um está.

Nesse sentido, o kanban é muito útil, porque colabora para a visualização de dados sobre o projeto de maneira prática e fácil.

Prioridades

O kanban permite a definição das tarefas que são prioridade, já que, a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar a próxima tarefa que deve ser cumprida.

Isso evita desperdício de tempo com a definição de prioridades e que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que pode comprometer o prazo de entrega do projeto.

Redução de custos

O kanban gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a produtividade da equipe.

Como o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida e mais correta, é possível consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à conclusão dele.

Lembre-se de que, além do método tradicional com quadros e cartões, hoje já é possível utilizar o kanban virtual, que geralmente vem atrelado a softwares de gerenciamento de projetos.

Prezar pela produtividade e pelo colaborativismo na empresa é fundamental, principalmente no setor de TI, onde as demandas são elevadas e de alta complexidade.Por isso, além de entender o que é kanban e adotá-lo, e conheça outras ferramentas que irão auxiliar a gestão de equipes de TI neste artigo.

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