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O que é gerenciamento ágil e como isso beneficia os projetos?

Hoje o mercado está marcado por novos modelos de negócio, como as startups, caracterizadas pela agilidade e inovação. Portanto, para que uma empresa sobreviva neste cenário, é necessário adaptabilidade, agilidade, planejamento e, é claro novas estratégias para gerenciar projetos. Muitas organizações ficam para trás por não entender o que é gerenciamento ágil.

O gerenciamento de projetos é uma atividade fundamental para o sucesso da empresa, afinal, só os projetos em conformidade serão capazes de atender às necessidades do cliente.

Uma das ferramentas de gestão de projetos mais adotadas em todo o mundo é o guia PMBoK (Project Management Body of Knowledge).

Essa metodologia define que o gerenciamento de projetos consiste em uma simples aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades capazes de atingir as expectativas de todas as partes envolvidas no projeto.

Segundo a 8ª Pesquisa de Gerenciamento de Projetos Globais , quando os benefícios são identificados antes do início de um projeto, 74% dos projetos alcançam seus objetivos e intenções de negócios.

Por isso, entender o que é gerenciamento ágil é um conhecimento que pode beneficiar muito as empresas diante de um mercado mais concorrido.

Continue a leitura para entender o que é gerenciamento ágil de projetos e as principais metodologias!

O cenário tradicional de gestão de projetos

Como começamos a conversar, o guia PMBoK é o exemplo ideal para entender as particularidades de um gerenciamento tradicional de projetos.

O PMBoK propõe a união de 10 processos capazes de controlar o ciclo de vida de um projeto : integração, escopo, tempo, custo, qualidades, pessoas, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas.

Um gestor de projetos que adota o PMBoK passa a ter responsabilidades claras, limites de atuação de cada um dos envolvidos e transparência de comunicação.

Esse é um modelo mais pragmático de negócios. E, devido ao avanço da tecnologia, muitos gestores passaram a criticá-lo e criar alternativas mais ágeis.

O que é gerenciamento ágil?

Agora entramos na definição do que é o gerenciamento ágil de projetos. Essa é uma compilação de métodos ágeis de gerenciamento, que foram usados inicialmente em projetos de desenvolvimento de softwares.

Entre as metodologias mais famosas, podemos citar SCRUM, Extreme Programming (XP) e Dynamic System.

As premissas para entender o que é gerenciamento ágil são:

  • Participação ativa dos usuários (clientes do projeto);
  • Autonomia para a equipe do projeto;
  • Calendário fixo de produção;
  • Captura de requisitos a nível elevado;
  • Entregas frequentes de partes do projeto;
  • Conclusão de cada parte antes da elaboração da próxima etapa;
  • Testes frequentes;
  • Cooperação entre os agentes envolvidos.

Ok, mas quais as diferenças práticas?

Agora que você entende o modelo tradicional e sabe o que é gerenciamento ágil, podemos contrapor as diferenças entre as práticas:

  • Burocracia: enquanto no primeiro há o cumprimento de processos bem definidos, no segundo há o estímulo para a colaboração do time.
  • Planejamento: o método tradicional exige que um projeto seja planejado com antecedência, enquanto nos ágeis, as particularidades podem ser descobertas durante a produção.
  • Interação: no primeiro método, a equipe tem contato na entrega e o monitoramento é feito pelo cumprimento das entregas. No ágil, há testes constantes e divisão em etapas, que permite contato direto dos envolvidos e soluções melhores.
  • Flexibilidade: o modelo tradicional conta com o gerente como figura centralizadora; já no ágil, há possibilidade de mudanças de processo e autonomia para que a equipe possa tomar decisões durante a jornada.

Por que o gerenciamento ágil está ganhando tanto espaço?

Nos métodos tradicionais de gestão, entende-se que um produto só será útil e fará sentido se entregue em sua totalidade – o valor é entregue ao cliente quando a produção atinge 100%.

Já no gerenciamento ágil é ideal para os projetos que permitem que um conjunto mínimo de etapas gerem valor ao cliente.

Um projeto de gerenciamento ágil, por muitas vezes prometer funcionalidades mínimas por entrega em etapas, não possui um custo fechado.

Já nos métodos mais tradicionais, o valor é fechado junto do escopo, o que mostra que não há alterações previstas durante o andamento das ações.

Quando paramos para analisar o gerenciamento ágil, conseguimos entender porque ele está ganhando tanto espaço:

  • Processos são importantes, mas a interação entre a equipe faz um projeto girar.
  • Produtos e serviços funcionais são mais importantes do que fazer uma documentação detalhada do projeto;
  • Contratos são essenciais para formalizar acordos, mas não devem limitar ajustes no caminho e a colaboração com o cliente;
  • Planejamento é essencial para organizar a produção, mas aceitar mudanças de trajeto beneficia a empresa e o cliente.

A metodologia SCRUM

Agora que você entende o que é gerenciamento ágil e estamos quase te convencendo do poder dessa metodologia, vamos desbravar a mais famosa delas: o SCRUM.

Jeff Sutherland, inventor da metodologia, publicou em 2014 um livro sobre o Scrum, para explicar e popularizar o conceito.

Entenda os principais valores da metodologia:

Product Owner (PO)

O projeto precisa contar com um profissional que assuma o papel de Product Owner. Esse é o profissional que irá levar em consideração os benefícios do projeto e o que pode e não pode ser feito.

A visão deste profissional é o gatilho para colocar o projeto em prática. Ele também terá o papel de motivar a equipe a entender as necessidades do cliente.

Time especialista e enxuto

A equipe do projeto precisa ter as habilidades necessárias para que possam alcançar os objetivos estipulados pelo P.O.

O time deve ser de alta performance e entregar os resultados no tempo estipulado, sem atrasos.

Mantenha equipes pequenas, com até 10 pessoas. Equipes enxutas trabalham mais rápido e melhor do que grandes times.

Scrum Master

Seu projeto precisa de uma liderança. O Scrum Master será aquele responsável pelo projeto.

Sua função é orientar a equipe em relação à estrutura do projeto e eliminar obstáculos que atrapalhem o rendimento dos membros.

Backlog do Produto

Transformar a visão e as definições do P.O. em realidade exige muita organização! Por isso, é fundamental a criação de um backlog.

O backlog é um acompanhamento de ações que vão determinar as * features * a serem implantadas e trabalhadas.

Ele evolui naturalmente ao longo do projeto, conforme aparecem problemas e novas funcionalidades a serem inseridas.

Planejar e Revisar o Sprint

Na primeira reunião da equipe, é fundamental definir o primeiro Sprint, que é o período de produção e desenvolvimento do projeto, com duração de cerca de duas semanas.

É preciso definir o backlog do sprint, determinando a principal tarefa/etapa a ser cumprida no período.

Na definição do próximo Sprint, revise o anterior, visando entender o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Reuniões diárias

Reuniões diárias são muito importantes na metodologia Scrum, desde que sejam rápidas, não durando mais do que 15 minutos.

É preciso saber do seu time o que eles fizeram ontem para ajudar a equipe a concluir os objetivos, o que vão fazer hoje e quais obstáculos foram encontrados.

Mostrar o trabalho de forma visual

Que tal evitar equívocos na produção e perder tempo repetindo informações sobre a produção?

O SCRUM propõe a criação de um registro visual para demonstrar o andamento das tarefas.

Criar um mural de gestão à vista, com todas as atividades e o status de cada uma auxilia muito a equipe. Assim, não é preciso perder tempo falando, as pessoas já saberão sobre o status do projeto apenas observando.

Entender o que é gerenciamento ágil é importante para refletir se a forma que sua empresa gerencia projetos é a mais positiva para os colaboradores e os clientes.

Vale ressaltar que o gerenciamento ágil não exclui a eficácia de métodos tradicionais como o PMBoK.

Analise os pontos positivos e negativos desses métodos de gestão de projetos e reconheça em quais projetos o ágil se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos em um método mais tradicional. A qualidade do projeto deve ser prioridade.

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Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

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