/ Gestão de Atendimento

Indicadores de Produtividade: o que são e como aplicá-los?

Uma boa performance dos colaboradores é indispensável para as empresas. Diante do contexto econômico atual, marcado por mercados competitivos e intensa evolução das práticas administrativas, fazer mais em menos tempo é fundamental. Por isso, é essencial que as empresas tenham indicadores de produtividade eficientes.

Se você é um gestor preocupado com os resultados da sua equipe, certamente já se perguntou: como melhorar a produtividade dos colaboradores? Como medir os seus resultados e traçar ações de melhoria? A resposta está nos indicadores de produtividade.
Os indicadores de produtividade são ligados à eficiência da equipe, estão dentro dos processos e tratam da utilização dos recursos para a geração de produtos e serviços.

Medir o que se passa no interior dos processos e atividades, permite identificar problemas na produção, para saná-los e evitar que não tragam prejuízos aos clientes.

Produzir mais e melhor, usando menos recursos, é um desejo das empresas, sobretudo para as empresas de pequeno porte, onde a estrutura é enxuta.

Pensando nisso, preparamos este artigo para auxiliar na definição dos melhores indicadores de produtividade do seu negócio para, assim, potencializar seus resultados. Boa leitura!

O que são e como funcionam os indicadores de produtividade?

Os indicadores de produtividade são ferramentas que servem para medir e melhorar a eficiência dos processos, bem como otimizar o desempenho dos colaboradores.

Basicamente, a análise desses indicadores compara o que foi produzido com o que foi exigido de recursos.

Para definir parâmetros mínimos de eficiência, o gestor precisa estabelecer padrões de produção que considera como valores aceitáveis. A partir daí, os valores que ficarem abaixo precisam ser reajustados.

Dessa forma, podemos dizer que os indicadores de produtividade são organizados em três partes:

  • Primeiro, determina-se um padrão para o que será avaliado;
  • Em seguida, analisa-se qual foi o resultado obtido ao se realizar esse mesmo processo.
  • Por fim, as duas etapas anteriores são comparadas detalhadamente: o padrão buscado e o resultado que efetivamente foi alcançado. Se o resultado não alcançar as expectativas, aplica-se medidas corretivas.

Os indicadores de produtividade podem ser aplicados para avaliar a empresa como um todo, processos específicos, equipes e mesmo um único colaborador, medindo a sua produtividade individual.

É importante destacar que os indicadores de produtividade não são apresentados em números percentuais, mas como o quociente entre o cálculo de recursos aplicados e o número de saídas produzidas.

Por isso, é importante que gestores e colaboradores busquem documentar e identificar todos os recursos e saídas que têm relação com que se deseja avaliar.

Se isso não for feito, os resultados encontrados não serão coerentes e todo o trabalho de desenvolvimento pode ser feito em vão.

Aumentar a produtividade não é o mesmo aumentar a produção

Uma confusão muito comum é a que ocorre entre os conceitos de produtividade e produção.

O autor Francisco José Parente, em sua obra “Programe o sucesso da sua micro e pequena empresa”, explica a diferença entre aumentar a produção e aumentar a produtividade.

O aumento da produção significa, de fato, gerar muito mais produtos e é obtido através do aumento do número de funcionários, horas extras, turnos de trabalho e aquisição de máquinas.

Já o aumento da produtividade ocorre pela melhorias nos processos de produção, por meio de treinamentos e controle de qualidade.

Elevar a produtividade significa utilizar de forma otimizada e integrada os diversos fatores que contribuem na formação, movimentação e comercialização do produto ou serviço.

E é a construção de indicadores de produtividade que auxilia a gerar informação sobre esse desempenho.

Como medir a produtividade?

Construir indicadores de produtividade é o melhor caminho para medir a produtividade do seu negócio.

Para elaborar os indicadores, é preciso definir uma meta e propor um cálculo. Se você é gestor de uma de uma indústria de fraldas e curativos, por exemplo, pode colocar uma meta por unidades produzidas por hora, dia ou semana, por exemplo.

Se você trabalha em uma loja de camisetas, por exemplo, vale estabelecer a participação de clientes antigos nas vendas e medir a relação entre fidelização e produtividade.

Mas se a sua área de atuação é o setor de serviços, por exemplo, definir prazos para a realização de tarefas é um bom indicador.

Definir uma meta é uma tarefa que varia de acordo com a realidade de cada empresa. No entanto, é fundamental que seja um objetivo centrado na otimização de recursos, como tempo e mão de obra.

O cálculo pode gerar unidades de medida, números inteiros e valores monetários. Isso vai depender da meta proposta e do seu público-alvo, devendo resultar em uma medição simples.

Como obter os melhores indicadores para o meu negócio?

Na hora de selecionar e identificar os melhores indicadores de produtividade para o seu negócio, é fundamental avaliar seis classes de métricas.

Cada uma delas precisa contar com pelo menos um indicador para garantir a vitalidade e estabilidade da sua empresa.

Indicadores de qualidade

Os indicadores de qualidade podem ser variados e sua função é medir se o resultado final padrões pré-estabelecidospela empresa e/ou exigidos pelos clientes.

Um exemplo de indicador de qualidade é, por exemplo, uma transportadora garantir 95% das entregas dentro do prazo.

Indicadores de capacidade

Os indicadores de capacidade são importantes para medir a quantidade produzida em um determinado período de tempo.

Em uma padaria, por exemplo, um padeiro pode ser capaz de produzir 80 pães por hora.

Esse indicador é importante para indicar o tempo que um processo pode durar, afinal, a capacidade precisa ser respeitada.

Indicadores estratégicos

Os indicadores estratégicos auxiliam a empresa a mensurar se suas metas e objetivos estão sendo atingidos.

São eles que permitem saber se os processos estão sendo eficazes para que se atinja um determinado objetivo.

Por exemplo, uma empresa de peças de automóveis pode ter a meta de vender uma média de 100 peças por mês.

Se em setembro ela vender 180 peças, significa que esse indicador estratégico foi superado, mas se no mês seguinte a venda for de 80 peças, ele não foi atingido, porém a média ainda estará acima das expectativas.

No entanto, se a média de vendas estão ficando somente abaixo do esperado, o indicador estratégico aponta a possibilidade de mudar as estratégias de vendas.

Indicadores de lucratividade

O indicador de lucratividade permite analisar seu lucro líquido e adequá-lo à realidade da empresa.

Esse é um indicador importante porque apresenta aeficiência operacional obtida sob a forma de valor percentual.

Além disso, demonstra qual é o ganho que a sua empresa consegue gerar a partir de um trabalho desenvolvido. É o dado que vai revelar se vale a pena ou não continuar com um projeto.

Por exemplo, se a sua empresa tem uma lucratividade de 15%, isso significa que, de cada R$ 100,00 vendidos, R$ 15,00 “sobram” sob a forma de lucro – depois de pagas todas as despesas e os impostos.

Indicadores de competitividade

Os indicadores de competitividade visam avaliar a posição da sua empresa em relação aos concorrentes.

Eles podem ser feitos utilizando o market share, que consiste no grau de participação de uma empresa no mercado em termos das vendas de um determinado produto, ou seja, a fração do mercado controlada por ela.

Indicadores de turnover

Os indicadores de turnovermostram a rotatividade dos colaboradores na sua empresa, ou seja, quantos entraram e saíram em um determinado período de tempo.

Valores elevados podem indicar problemas de liderança, ambiente de trabalho, insatisfação com o trabalho, entre outros.

A produtividade de uma empresa depende de pessoas, e quando elas não ficam na empresa por um tempo suficiente para se capacitarem e aprenderem as tarefas, é comum que os demais indicadores de produtividade caiam.

Como melhorar a produtividade?

Caso o gestor identifique a necessidade de >qualificar os processos produtivos e, consequentemente melhorar os indicadores de produtividade, a eficiência pode ser buscada em fatores que influenciam positivamente a produção.

Confira os cinco principais fatores:

  • Capacidade de inovação: consiste na preparação da empresa para trazer evoluções importantes que irão melhorar os processos, além de demonstrar atenção ao mercado.
  • Investimento em qualificação: a capacitação dos colaboradores é fundamental para garantir que os produtos e serviços sejam entregues conforme a empresa deseja. Quanto mais preparado está o time, melhores serão os resultados e sua produtividade.
  • Controle de qualidade: acompanhar de perto e de forma constante os processos é fundamental. Para isso, é importante ter parâmetros claros no que tange os itens avaliados e os pontos de referência para atingir os objetivos desejados.
  • Produção sustentável: produzir de maneira sustentável significa tanto reduzir os custos de produção dos produtos e serviços, assegurando sua manutenção e viabilidade, como também diminuir a quantidade de resíduos que esse processo produtivo lança no meio ambiente.
  • Índice de flexibilidade: estar atento ao mercado e conseguir se adaptar rapidamente às suas mudanças e exigências é fundamental para garantir o nível de produtividade das empresas.

5 indicadores de produtividade que toda empresa precisa ter

Agora que você já entende a importância dos indicadores de produtividade e como adotá-los, nós vamos te dar uma forcinha indicando cinco exemplos fundamentais para as empresas.

  • Produção por hora

Esse é um dos indicadores de produtividade que não pode faltar na sua lista, principalmente se você trabalha na indústria.

A quantidade de produtos que sai da sua linha de produção dita não só as vendas e a gestão do estoque, mas também a compra de matéria-prima e o faturamento.

  • Tempo de ociosidade

Medir o tempo de ociosidade é fundamental para analisar os impactos dos intervalos na produtividade.

Uma boa alternativa está em cronometrar o tempo conectado ao sistema adotado pela organização. Nesse contexto, passados cinco minutos sem ação, o tempo sem produzir pode começar a ser contado.

O tempo de ociosidade também pode ser aplicado a máquinas. Uma empresa pode contabilizar quanto tempo os maquinários ficam parados, calculando a partir daí quanto dinheiro poderia ser gerado caso os equipamentos trabalhassem mais.

Com esse dado em mãos, é possível identificar a necessidade de contratação de novos funcionários, uma possível ampliação do tempo de funcionamento da empresa e até a criação de turnos de trabalho.

  • Capacitações por mês

Como já foi dito, investir na qualificação da sua equipe é uma excelente forma de melhorar a performance da empresa

Um dos principais indicadores de produtividade dessa área é o número de funcionários capacitados no mês.

Ainda é possível ir além, analisando quanto o investimento feito em treinamento vem gerando de retorno para a organização.

  • Entregas no prazo

Garantir as entregas dentro do prazo é importante para aumentar a satisfação dos clientes.

Uma empresa de logística ou um e-commerce, por exemplo, devem ter como um de seus principais indicadores de produtividade a quantidade de entregas feitas dentro do prazo.

No contexto de um call center, por exemplo, esse indicador pode ser adaptado para o tempo médio de atendimento, enquanto uma empresa da área de TI número de chamados resolvidos por dia.

Medir a produtividade da sua empresa é um excelente meio para detectar falhas processuais e otimizar o desempenho da equipe.

No entanto, evite colocar qualquer indicador como um método de pressão para exigir a produtividade da equipe! Os indicadores de produtividade devem ser um estímulo para o engajamento.

Monitorando indicadores de produtividade, as empresas têm maiores chances de se manterem ativas, mesmo em momentos de crise.

Se você trabalha no setor de TI e quer melhorar ainda mais os seus indicadores de produtividade, conheça também 10 dicas para garantir o alto desempenho da equipe de TI.

CTA-DM-1-5

Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

Leia Mais