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Gestão de Mudanças: o que é e dicas para implementar

Mudanças, mudanças e mais mudanças. Sem dúvidas, nos últimos anos, muitas coisas deixaram de permanecer intactas. Pessoas, instituições, processos, mercados e organizações. Praticamente tudo o que conhecemos não é mais a mesma coisa. No cenário organizacional, essa realidade não é diferente. E, por isso, você precisa aprender o que é gestão de mudanças.

Pode parecer algo distante, mas a gestão de mudanças é extremamente útil para empresas de diversos setores, incluindo o de Tecnologia da Informação.

Como você pode já ter experimentado na sua própria vida, mudanças podem ser desconfortáveis.

Seja em um âmbito pessoal ou profissional, muitas vezes mudanças causam incertezas, dúvidas e, ainda, pouco engajamento.

Sendo assim, o que você entende por gestão de mudanças? Você já tinha ouvido falar desse termo antes? Já aplica esse tipo de gestão dentro do seu negócio?

A gestão de mudanças pode trazer grandes benefícios para diversas áreas da sua empresa.

No nosso artigo de hoje, iremos esclarecer todas as dúvidas que você pode ter a respeito desse tema. Iremos explicar o que é gestão de mudanças e como você pode aplicá-la dentro da sua empresa.

Vamos lá?

O que é gestão de mudanças?

Podemos definir a gestão de mudanças como um processo, e conjunto de ferramentas, destinado a trabalhar o lado humano das mudanças para alcançar um resultado desejado.

Como mencionamos acima, mudanças nem sempre são confortáveis e, por esse motivo, é necessário levar em consideração a necessidade de adaptação ao trazer alguma alteração para uma empresa.

Diante disso, a gestão de mudanças terá como foco justamente preparar os indivíduos da organização para que o processo de mudança seja realizado da maneira mais favorável possível.

A gestão de mudanças irá trabalhar com todos os níveis da empresa: os colaboradores, as diferentes  equipes, seus líderes e, até mesmo, a diretoria ou gestores da organização como um todo.

Mas, para que o entendimento seja facilitado, vamos resumir esses níveis em três agrupamentos: nível individual, nível do projeto e nível organizacional.

A seguir, falaremos um pouco de cada nível para que você compreenda melhor como a gestão de mudanças busca atuar.

Nível individual

A gestão de mudanças a nível individual entende que as pessoas na organização podem apresentar resistência a novas mudanças.

Para que mudanças sejam implementadas com sucesso, é preciso entender o que os indivíduos da organização precisam escutar e, ainda, de quem precisam escutar.

O nível individual desse processo buscará facilitá-lo para cada pessoa de acordo com as suas necessidades e especificidades.

Para que essa tarefa seja realizada, utiliza-se apoio de campos de conhecimento como a Neuropsicologia.

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Nível do projeto

Entendemos que pode ser difícil trabalhar o nível individual quando a mudança em questão afeta muitas pessoas.

Dessa forma, a gestão de mudanças a nível do projeto irá identificar quais grupos são afetados e como o impacto de uma nova iniciativa pode ser reduzido.

Nesse sentido, a gestão de mudanças irá trabalhar de maneira direta e conjunta com a gestão de projetos.

Mas como? Bom, enquanto a gestão de projetos se preocupa em desenvolver uma mudança, ou solução, e fazer com que ela seja implementada, a gestão de mudanças irá assegurar que a mudança em questão seja adotada e utilizada pelos indivíduos envolvidos nesta alteração.

Nível organizacional

Por último, o nível organizacional se preocupará em fazer com que as mudanças sejam incorporadas nos processos e cotidiano da empresa.

Os líderes, então, precisam garantir que a empresa mantenha sua capacidade adaptativa em alta, diante das constantes mudanças que o nosso mundo enfrenta a fim de manter a empresa competitiva no mercado.

Trabalhando a gestão de mudanças nesses três níveis, a sua organização terá muito mais chances de sucesso frente os objetivos propostos.

Dicas para implementação da gestão de mudanças

Fique atento a essas dicas que queremos te dar porque elas farão todo o seu processo de implementação dessa ferramenta mais fácil. Veja:

  1. Planeje a mudança;
  2. Estabeleça um time para liderar a mudança, mas não deixe de escutar todos os envolvidos;
  3. Aprimore a comunicação interna;
  4. Não diminua o ritmo;
  5. Crie um senso de urgência e mostre a importância da mudança.

Essas dicas são simples, mas altamente eficazes. Não deixe de usá-las ao implementar suas mudanças. Elas atuam juntamente com a gestão de mudança.

A seguir, queremos te mostrar como a gestão de mudanças pode trabalhar em conjunto com um Sistema de Chamados para aprimorar os resultados da sua equipe de TI.

A gestão de mudanças aliada a um Sistema de Chamados

Dentro do Desk Manager, eficaz software de Controle de Chamados, você encontra diversas possibilidades de trabalhar a gestão de mudanças.

Queremos, a seguir, te mostrar como você pode realizar a gestão de mudanças na sua empresa de maneira a trazer melhores resultados através do nosso software.

  • Lista de GMUDs: dentro do Desk Manager, existe uma área separada para tratamento apenas de Mudanças. Desta forma, todo o trabalho de Gestão de Mudanças fica isolado da área de Chamados, o que facilita o controle e acompanhamento da cada mudança programada;
  • Formulário de GMUDs: cada mudança no Desk Manager pode ser criada através de um Assunto pré-definido (também chamado de Autocategoria). Essa Autocategoria pode ser configurada com diversos Campos Extras, criando-se assim um formulário para preenchimento da Requisição da Mudança que irá garantir que o requerente informar dados como Origem da Mudança, Data de Execução, Impactos, Plano de Retorno e outros dados que são importantes;
  • Aprovação de GMUDs: a criação de novas Mudanças pode ser configurada com um fluxo de aprovação — dessa forma será possível seguir as orientações do ITIL e garantir que sua equipe execute as mudanças apenas se elas tiverem sido aprovadas por todos os envolvidos com o projeto (Coordenadores, Gestores e até mesmo Diretoria). A parte bacana é que a aprovação é realizada simplesmente por e-mail, o que facilita todo o trabalho;
  • Agenda de GMUDs: além dos itens citados acima, o Desk Manager também contempla o recurso de Agenda de GMUDs, onde você pode consultar no formato de calendário todas as Mudanças que estão programadas para acontecer no período que for filtrado.
  • Finalização das GMUDs: no final de todo o processo, sua equipe poderá finalizar a Mudança registrando se ela foi realizada com Sucesso ou Não — informação extremamente importante para gestão.

Essas funcionalidades dentro do Sistema de Chamados Desk Manager irá ajudar, e muito, a implementação de novas mudanças e o atendimento eficaz de chamados dos seus usuários. Que tal aproveitar que agora você já sabe bem mais a respeito de gestão de mudança e testar o nosso software para o seu empreendimento? Clique aqui e faça um teste gratuito.

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Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

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