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O que é gestão de facilities e como fazer da melhor maneira?

Gestão de facilities, em inglês facilities management, ou ainda gestão de facilidades, é um termo criado na década de 1960, nos Estados Unidos para identificar a gestão responsável por unir vários setores com objetivo de garantir a funcionalidade de uma organização.

Não importa de qual tipo de empresa estamos falando, qualquer organização precisa realizar suas operações em um espaço físico, seja ele pequeno ou não.

E ter um espaço físico implica uma diversidade de fatores que precisam de um gerenciamento para que funcionem com a qualidade minimamente necessária.

Esses fatores estruturais indicam aspectos importantes da estrutura organizacional e possuem interferência direta em como a empresa funciona e é vista pelos seus colaboradores, parceiros e clientes.

Para que seja possível ter uma funcionalidade produtiva, há necessidade de a organização coordenar recursos humanos, tecnologia, procedimentos e também a infraestrutura desse espaço físico.

Essa demanda de conexão entre diferentes áreas dentro de uma mesma empresa fez com que surgisse o que chamamos de gestão de facilities.

A realização de uma gestão de facilities tem sido um fator relevante no sucesso de muitas organizações. Se você ainda não está familiarizado com esse termo, não se preocupe porque iremos explicar tudo sobre o assunto para você.

O conceito de gestão de facilities

A gestão de facilities busca realizar o gerenciamento das práticas interdisciplinares que são essenciais para o funcionamento da empresa.

Essas práticas, normalmente, fazem parte do cotidiano da organização, e constituem atividades-meio em relação ao produto final ou core business da mesma.

Podemos afirmar que as facilities em questão são atividades levam à melhoria dos processos como um todo.

Como exemplo de facilities podemos citar alguns serviços. São eles:

  • Limpeza

Se preocupar com a facilities de limpeza significa que a empresa tem consciência de que é necessário contar com uma estrutura e ambiente que estejam sempre limpos e organizados.

A limpeza de um ambiente é um fator fundamental para que os colaboradores da empresa se sintam bem e tenham condições de desempenharem suas tarefas.

Além disso, a limpeza da organização garante à empresa uma boa imagem perante o seu público alvo e outros stakeholders.

  • Manutenção

É muito comum existir problemas em máquinas e em equipamentos de maneira geral seja em uma empresa ou em um prédio.

Você já imaginou quanto prejuízo uma pane elétrica ou a falha de apenas um equipamento pode causar dentro de uma organização?

Além do prejuízo financeiro, muitas vezes esse tipo de falha acaba atrapalhando a produtividadee o fluxo de trabalho dos colaboradores.

Por isso, contar com uma boa estrutura e suporte de TI é fundamental. Nunca se sabe quando algo pode dar errado no sistema operacional utilizado, por exemplo.

E, por esse motivo, é importante contar com o suportesempre a postos para prestar auxílio quando necessário.

  • Alimentação

Outra prática de facilities está relacionada aos serviços de alimentação , bem comuns em grandes empresas.

Organizações de maior porte costumam oferecer alimentação dentro da empresa, em refeitórios.

Essa prática costuma garantir satisfação aos funcionários, o que é importante para que os mesmos se sintam bem no ambiente de trabalho.

Além disso, a satisfação dentro da organização interfere positiva e diretamente na produtividade dos colaboradores continue de acordo com o desejado.

  • Segurança

A segurança é um aspecto muito importante de qualquer organização sendo, portanto, de igual importância para a gestão de facilities.

Seja em uma empresa pequena ou grande , a gestão de facilities deve prover segurança física da empresa, zelando pelo bem de seus colaboradores e de seus bens.

Qual a importância da gestão de facilities em um contexto organizacional?

A gestão de facilities é importante no contexto organizacional porque ela pode ser um importante recurso na redução de custos.

As economias podem ser significativas nos custos fixos da organização e, dessa forma, é possível utilizar os recursos financeiros de outras formas que sejam mais impactantes para a organização como um todo.

Qualquer empresa pode realizar a gestão de facilities. Contudo, quanto maior for a organização, maior será a necessidade de contar com um departamento específico de gerenciamento de facilities.

Isso acontece porque quanto maior for o espaço físico da corporação e quanto maior for o número de pessoas trabalhando em lugar, maiores serão as demandas em torno das facilities.

Entretanto, como já afirmamos, qualquer organização pode, e deve, realizar a gestão de facilities de forma diligente para melhorar os resultados da organização.

A gestão de facilities é um conceito que tem sido muito utilizado no contexto organizacional por trazer impactos significativos nos custos das organizações e ainda interferir de forma positiva na motivação dos colaboradores em geral.

Saiba agora mesmo como realizar uma boa gestão de facilities

Nós separamos algumas dicas para que você consiga fazer uma boa gestão de facilities dentro da sua empresa. São elas:

  • Terceirização de serviços

Uma boa forma de fazer gestão de facilities é através da terceirização desses serviços.

Contratar empresas especializadas para realizar os serviços de facilities - como os de limpeza, manutenção, alimentação e segurança - faz com que a qualidade desses serviços aumente.

Os gastos associados a esses serviços são reduzidos e a eficiência é garantida pelos especialistas que irão executar esses processos.

Além disso, ao terceirizar as atividades de gestão de facilities, a organização pode focar e direcionar mais esforços nas suas atividades-fim, melhorando, dessa forma, seus resultados.

  • Acompanhamento dos serviços

Vale ressaltar que nada adianta terceirizar os serviços de facilities se eles não serão devidamente acompanhados por um gestor responsável.

É importante manter uma boa relação entre a empresa contratante e as que serão contratadas para desempenhar esses serviços.

Assim, é possível garantir que os trabalhadores terceiros estão alinhados com os objetivos da organização.

  • Uso da tecnologia

Para facilitar esse acompanhamento, uma dica importante é fazer um bom uso da tecnologia e dos recursos que temos disponíveis.

Nesse sentido, a mobilidade corporativa tem sido um conceito bastante disseminado no meio empresarial.

Se você parar para pensar, hoje em dia, praticamente não nos desligamos dos nossos celulares.

Ao invés de questionar essa prática, é importante usá-la ao nosso favor!

Dessa forma, é possível contar com softwares específicos que irão otimizar a comunicação interna da empresa e, consequentemente, os processos também.

Ao chegar no final dessa leitura, você pode perceber que um dos principais benefícios da em realizar um bom gerenciamento de facilities consiste na redução de custos fixos da organização.

Por outro lado, também foi possível perceber que um dos maiores riscos que podem ocorrer é a pane elétrica de algum sistema operacional, ou equipamento cotidianamente utilizado, que pode causar prejuízos não apenas financeiros, mas também relativos à produtividade dos colaboradores.

Nesse sentido, um grande aliado da gestão de facilities é o conceito de Green IT. Nunca ouviu falar desse termo? O nosso artigo Green IT: saiba o que é, como implementar e a sua importância te explica tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

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