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Gestão de ativos: como aplicar ao setor de TI e qual a relevância?

O setor de tecnologia das empresas é responsável pelo pleno funcionamento de vários departamentos e aspectos da operação. Dessa forma, é fundamental que ele esteja constantemente atualizado, por dentro das tendências e aplicando as melhores ferramentas. E é aí que mora a importância da gestão de ativos.

Prática indispensável para as empresas, a gestão de ativos de TI possui um conceito simples, mas sua execução é complexa, em razão da grande quantidade de ativos que uma organização pode ter à disposição.

Esse é um procedimento que permite tornar o ambiente de trabalho mais organizado ou fazer o levantamento patrimonial da empresa. Mas há benefícios que ultrapassam esses valores!

Quer saber quais as vantagens da gestão de ativos e como aplicar ao setor de TI da sua empresa? Continue a leitura e mãos à obra!

O que é a gestão de ativos no setor de TI?

Antes de tudo, vamos explicar o que são os ativos de uma empresa. Eles representam todos os itens de uma organização, onde as informações são criadas, processadas, armazenadas e compartilhadas.

A gestão de ativos é essencial para priorizar investimentos e concentrar esforços nos ativos mais críticos, que sustentam os processos da organização.

A gestão de ativos de TI, por sua vez, é ainda mais ampla. Sua função é cuidar dos componentes tecnológicos - sejam eles físicos ou virtuais - evitando assim o desperdício de recursos com investimentos ineficientes.

É uma atividade que contribui muito para a inovação do negócio e que atua como uma aliada ao fortalecimento da estratégia da empresa, uma vez que auxilia na consolidação dos sistemas, bem como a agilidade e economia em softwares e hardwares.

Segundo dados do Gartner, a gestão de ativos de TI, poderá proporcionar redução de custos de 30%, por ativo, no primeiro ano e de 5% a 10% nos subsequentes.

Dessa forma, este é um mecanismo capaz de economizar tempo e dinheiro das empresas, maximizando-os e, assim, gerando mais retorno.

Desconhecer infraestrutura dos ativos de TI pode elevar gastos que poderiam ser reduzidos significativamente caso a gestão fosse conduzida de forma eficiente.

A gestão de ativos permite identificar, por exemplo, o tempo de uso de um equipamento e, consequentemente, fazer um prognóstico sobre o seu tempo de vida útil.

O que deve ser gerenciado?

Uma boa gestão de ativos é aquela que envolve todos os itens que compõem o ambiente de Tecnologia da Informação. São eles:

  • Hardware (switches, roteadores, servidores, firewalls);
  • Software (Sistemas operacionais, carga de processamento, backup e utilização de storages);
  • Consumo e Insumos (energia elétrica, manutenção, segurança física).

Nos hardwares e softwares, os sistemas de monitoramento de redes estão ligados aos equipamentos identificados por fabricantes através da assinatura digital, denominada Management Information Base (MIB).

Nela, constam os dados do fabricante, modelo, ano de fabricação e os itens que podem ser monitorados em cada um, sendo os recursos do próprio equipamento ou ações a que eles estão dedicados.

No caso de insumos, que estão ligados diretamente à energia elétrica, essas atividades podem ser monitoradas através de CLP (Centrais Lógicas Programadas) ou através dos módulos de baterias no-breaks.

Esses estabilizadores oferecem o estado de cada um destes ativos e suas condições de atendimento em um momento de queda ou falha de energia elétrica.

A importância de um gerenciamento de ativos de TI

Com a gestão de ativos no setor de TI, há o monitoramento da infraestrutura e, consequentemente, o acesso a possíveis falhas de arquitetura e perda de performance.

Dessa forma, é possível estabelecer um plano de evolução contínuo, capaz de prever novas tendências e identificar quais recursos podem ser mantidos ou substituídos, a fim de manter um setor de TI pautado na qualidade e na segurança.

Investir no aprimoramento e eficiência de ativos gera resultados melhores, mais claros, melhores organizados e com maiores possibilidades de crescimento para o setor de TI.

Como destaca a norma ABNT NBR ISO/IEC 27002, "qualquer coisa que tenha valor para a organização" é válida e pode ser considerada um ativo relevante.

O gerenciamento de ativos prevê que tudo o que acontece no departamento de TI, especialmente dados, que deve ser monitorado constantemente.

Uma boa gestão de ativos de TI é capaz de otimizar a rotina da empresa. Os processos, tanto os mais específicos quanto os cotidianos, se tornam mais fluidos, eficientes e produtivos, gerando assim resultados melhores.

5 práticas infalíveis para fazer uma boa gestão de ativos de TI

Agora que você já entende o que é gestão de ativos de TI, é hora de colocar em prática no seu negócio.

Por isso, separamos 5 práticas essenciais para praticar uma boa gestão de ativos no seu negócio.

1. Prepare um inventário

Elaborar o inventário dos ativos, auxilia a equipe a entender quais itens possuem à disposição, assim como aqueles que necessitam de reparo.

Softwares, sistemas e hardwares devem ser catalogados e analisados a fim de manter estrutura de TI o mais atualizada e alinhada o possível com a estratégia da empresa.

O inventário dos ativos pode ser elaborado com base em informações administrativas (data de compra, informações de garantia, custo) e técnicas (tipo, fabricante, status, dados de hardware, softwares instalados etc.).

Uma método muito utilizado para realizar o inventário técnico é a instalação de agentes - programas que ajudam na coleta automatizada das informações técnicas citadas acima.

Todos os dados reunidos na elaboração do inventário contribuem para que a equipe organize um calendário oficial de acontecimentos do ano acerca de checkups e reparos - possibilitando uma atuação proativa e que ajuda a evitar paradas inesperadas.

2. Faça um mapeamento de ativos

Para ter uma boa gestão de ativos, é fundamental organizar e mapear todos os componentes.

Isso permite conhecer em detalhes quem são os usuários dos sistemas, quais os componentes estão interligados e os serviços que seriam impactados caso alguma inconsistência ou falha apareça.

O mapeamento de ativos auxilia no desenvolvimento do seu CMDB (Configuration Management Database) por meio da criação de dependências entre seus ativos.

Busque correlacionar diferentes ativos de modo a obter uma visão gerencial das configurações de infraestrutura de TI.

3. Acompanhe o ciclo de vida de cada ativo

Ativos de software e hardware passam por um ciclo de diferentes estágios.

Esses estágios ou fases auxiliam no controle do ciclo de vida dos ativos, resultando em uma utilização mais eficiente deles.

Quando os ativos mudam de estágio, o repositório central deve ser informado e atualizado com informações como: motivo, data, hora, usuário que realizou a modificação e mais.

O acompanhamento do ciclo de vida gera maior controle sobre os ativos, bem como melhores tomadas de decisão sobre compra, reparo ou atualização, prolongando a vida útil do sistema.

4. Automatize alertas

Sabemos que é muito difícil viver imune de falhas e problemas, sobretudo no setor de TI, mas caso ocorram, é ideal notificar os responsáveis por solucioná-los, de maneira ágil e automatizada.

A equipe de TIprecisa sempre ser comunicada sobre as alterações na infraestrutura de TI por meio de alertas automáticos.

Dessa forma, fica mais fácil promover a correção das falhas antes que elas possam gerar impactos mais graves para o negócio da empresa.

Um alerta automatizado que notifique o gerente de TI sobre o prazo de validade de uma licença de software pode evitar que ela expire e deixe a empresa sem seus serviços, por exemplo.

5. Mantenha as informações integradas

Reunir todos os dados e informações de diferentes acerca de ativos e demandas de TI, em único local, pode facilitar a vida dos gestores.

É fundamental tornar as informações úteis e acessíveis para poupar tempo e trabalho da equipe.

A integração de dados permite que os colaboradores possam avaliar melhor as respostas de cada ativo para cada solicitação.

Por exemplo, um sistema de chamados permite que o registro de um ticket de suporte seja rapidamente associado a um determinado ativo de hardware, definindo a causa da demanda e armazenando um histórico que pode ser usado no futuro para influenciar um possível investimento.

A gestão de ativos tem grande relevância nas organizações, uma vez que mantém a empresa alinhada às exigências do mercado e facilita a organização interna, ao promover a melhor utilização dos ativos e informar os colaboradores sobre a situação dos equipamentos.

Além da gestão de ativos, uma equipe ou empresa de TI precisa cuidar de outras práticas e ferramentas, como o marketing e o gerenciamento de projetos. Para saber mais, acesse já o guia completo para o desenvolvimento de uma empresa de TI.

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Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

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