Toda empresa, independentemente do tamanho, está sujeita a passar por momentos de crise. Para evitar dores de cabeça, é essencial que sua empresa tenha um gerenciamento de crise desenvolvido.

Alguns cenários de anormalidade, como desastres naturais e pandemias, podem pegar um empreendimento de surpresa.

Outros fatores mais comuns como falhas humanas, problemas fiscais, defeito nos equipamentos, mudança de mercado nacional e internacional também podem desencadear uma crise.

A seguir, vamos te mostrar como um gerenciamento de crise consegue minimizar os impactos negativos, fazendo com que a organização não tenha prejuízos por causa de imprevistos.

A importância do gerenciamento de crise

Hoje, o mercado está cada vez mais competitivo. O acesso rápido às informações faz com que os consumidores sejam cada vez mais bem informados e exigentes.

Quando uma empresa se envolve em uma polêmica, por exemplo, não demora muito para que o assunto seja repercutido nas redes. Por isso, é preciso saber fazer um bom gerenciamento de crise.

Uma crise, seja ela setorial ou nacional, pode trazer sérios riscos a uma empresa. Sem planejamento, fica mais difícil ter um controle financeiro, o que pode levar à falência.

Uma resposta rápida é essencial para garantir a sobrevivência do negócio. É necessário que ele continue a operar de forma saudável independentemente do momento.

Muitas empresas, para tentar driblar a crise, acabam agindo como se nada estivesse acontecendo, o que é um grande erro.

A demora em tomar as atitudes necessárias acabam gerando um clima ruim entre a empresa e os stakeholders (pessoas interessadas nos negócios, como clientes e fornecedores).

Quando isso acontece, há perda de confiança por parte dos investidores e complicações no relacionamento com o cliente, levando à diminuição da receita e à desvalorização da empresa no mercado.

Além de ajudar a empresa no momento de dificuldade, o gerenciamento de crise ajuda a evitar problemas futuros. Para que ele seja realmente efetivo, é preciso estruturar bem os processos.

Agora que você já viu que é indispensável pensar em um gerenciamento de crise, vamos mostrar como colocá-lo em prática.

Como fazer o gerenciamento de crise

Sabe aquele ditado que diz que “é melhor prevenir do que remediar”? É um dos ensinamentos mais importantes do gerenciamento.

O planejamento das ações deve começar muito antes de a crise realmente acontecer.

Se você deixa para pensar na solução na hora em que o problema eclodir, suas chances de tomar atitudes precipitadas aumenta muito.

A crise interna, por exemplo, costuma surgir pela própria falta de planejamento: um documento importante que deixou de ser entregue, implicações legais que foram esquecidas etc.

Para trabalhar a imagem da marca desde já, separamos algumas dicas de como organizar sua empresa para solucionar as possíveis crises. Confira agora.

Avalie a situação da empresa

Antes de colocar qualquer medida em prática, é preciso saber como andam os processos da empresa, o que está funcionando corretamente e o que precisa ser arrumado.

Para isso, incentive os chefes de cada setor a fazerem reuniões com todos da sua equipe para que cada um fale sobre os possíveis problemas que encontra durante o trabalho.

Incluir todos os colaboradores faz com que suas chances de perder um detalhe importante sejam minimizadas. Faça uma lista com tudo que foi levantado e passe para as etapas seguintes.

Reduza os custos

Um dos maiores erros que as empresas cometem é pensar no controle de despesas somente na época de crise, quando as receitas ficam bastante reduzidas.

É muito importante que a empresa tenha um controle bastante consolidado dos custos fixos e do que pode ser cortado em caso de emergência, sem comprometer o funcionamento dos setores essenciais.

Conhecer o seu funil de vendas ajuda a adequar os custos e a capacidade produtiva da empresa para que ela consiga manter um volume de vendas compatível.

Otimize os processos

O mapeamento e a gestão de processos é um grande aliado das empresas, pois tornam as etapas mais eficientes, reduzindo custos e as chances de erro.

Com ações mais organizadas, a empresa se torna mais produtiva e, consequentemente, mais lucrativa. Esse aumento da capacidade produtiva faz com que a disponibilidade de caixa seja maior.

Você pode contar com o apoio de softwares de tecnologia para fazer planilhas automatizadas, agilizando os processos.

Monte uma equipe especializada

Da mesma forma que você treina os colaboradores da área de marketing de relacionamento ou de atendimento ao cliente, a equipe de gerenciamento de crise deve ser especializada.

É importante incluir profissionais de todos os setores para que cada um possa falar com propriedade sobre suas vulnerabilidades, a fim de que possam ser resolvidas.

Se durante o processo, a empresa achar que não há necessidade de tantas pessoas envolvidas, não tem problema. A dificuldade aparece no caso contrário, se houvesse a necessidade de encaixar novos membros no meio da crise.

Inclua, pelo menos, um profissional de departamentos essenciais, como conselho jurídico, marketing e relações públicas.

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Elabore um plano de comunicação

Como já falamos anteriormente, muitas empresas acabam tentando “abafar” a crise para que os clientes não fiquem sabendo, o que nem sempre é uma boa ideia.

A maioria das pessoas, quando falamos em plano, foca somente no planejamento estratégico, mas se esquecem da comunicação, que vai ser um setor vital no gerenciamento de crise.

O plano de comunicação deve envolver a infraestrutura adequada para a troca de informação e de mensagens, uma rede de comando de tomada de decisão e a escolha do porta-voz.

Essa pessoa que vai ficar responsável pelo gerenciamento das informações deve ser muito bem treinada. Afinal, ela vai ser o “rosto” da empresa durante a crise.

É preciso que esse profissional seja capaz de ter bom desempenho sob pressão, saiba se comunicar bem e de forma de clara, além de dominar todos os canais de comunicação da empresa.

Lembrando que a comunicação no gerenciamento de crise é diferente das relações públicas nos períodos normais. Em momentos críticos, é preciso pensar em declarações mais consistentes com uma maior velocidade para facilitar a recuperação.

Aprenda com os erros

É um grande alívio quando o momento de crise passa e você vê que a empresa sobreviveu, mas o gerenciamento não pode parar aí.

A imagem da marca é construída ao longo de muitos anos. Dependendo do tamanho do estrago, ela pode ter sido prejudicada.

Da mesma forma que o pós-venda é importante, o pós-crise também é. É necessário manter uma continuidade nos planos traçados para reverter as situações negativas e garantir que os problemas não voltem a acontecer.

Aprenda com os erros. É claro que existem adversidades imprevisíveis, mas é importante lembrar que o gerenciamento de crise é um processo em constante evolução.

No momento pós-crise, a organização deve fazer um balanço sobre o que precisa ser mudado para que a situação não ocorra novamente.

Se você ainda não tem uma política de gerenciamento de crise, comece a colocar as nossas dicas em prática agora mesmo. Leia também o nosso texto sobre como melhorar a gestão da sua empresa e garanta o sucesso durante o ano todo.

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