/ Gestão

Diagrama de Gantt: o que é e como utilizá-lo? Aprenda ainda hoje

Quando trabalhamos em um projeto na empresa, a etapa de organização é fundamental para que ele seja entregue no prazo. Para isso, existem diferentes ferramentas que podem ser utilizadas, como o Diagrama de Gantt.

Ele foi criado pelo engenheiro mecânico Henry Gantt em 1917, com o objetivo de ser um instrumento de controle de produção.

Mas para que você entenda melhor como ele funciona, elaboramos este artigo sobre o assunto. Acompanhe!

O que é o Diagrama de Gantt?

Oferecendo um acompanhamento visual das tarefas, o Diagrama de Gantt é um gráfico que mostra a evolução da tarefa, desmembrando as suas diferentes etapas para evitar o atraso na entrega.

Ou seja, essa ferramenta permite controlar o cronograma dos trabalhos, tendo também outras informações sobre eles, como uma descrição simplificada, o responsável, as datas de início e fim e a duração completa.

Esses itens são colocados em uma linha do tempo, que é o gráfico, possibilitando acompanhar todo o projeto.

O que considerar ao elaborar o Diagrama de Gantt?

Para fazer um Diagrama de Gantt, você precisa selecionar alguns critérios antes de dar início à execução. Veja quais são eles a seguir:

Lista de atividades do projeto

O primeiro passo para montar um Diagrama de Gantt é fazer uma lista com as tarefas do projeto, permitindo que seja possível ter uma visão macro dele, além de estimar também o tempo necessário para concluir cada atividade.

Detalhamento

Após verificar as atividades, veja se é possível desmembrá-las em tarefas menores. Então, novamente estime e tempo de conclusão de cada uma delas.

Identificação de interdependência

É importante descobrir se existem tarefas que são interdependentes. Caso sejam, reavalie os prazos para conclusão e, se for necessário, faça ajustes para que a equipe possa concluí-las a tempo.

Durante essa etapa, é necessário verificar três principais situações:

  • Tarefas que devem ser concluídas para que outras deem início;
  • Tarefas que não podem ser finalizadas antes de outras;
  • Tarefas que não podem ser começadas antes de outras.

Definição de responsáveis

Por fim, cada tarefa de um projeto precisa ter um responsável, então delegue os encarregados, atentando-os para a duração da tarefa.

Como fazer um Diagrama de Gantt?

Você pode utilizar ferramentas on-line, o Excel ou o ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) integrado a sua produção para produzir o Diagrama de Gantt.

Para saber qual é o mais indicado para o seu caso, confira as especificidades de cada um deles logo abaixo.

Ferramentas online

Essa opção é mais indicada para quem não vai fazer acompanhamento de tarefas de forma frequente, utilizando ferramentas como o TeamGantt ou o Canva.

A grande vantagem dessas plataformas é ser de fácil manuseio, podendo criar o gráfico com bastante praticidade.

No entanto, esses instrumentos costumam ser limitados e podem gerar ainda mais trabalho, já que não são integrados.

Neste ponto você pode usar também o Desk Manager, com o Diagrama de Gantt integrado com o Kanban de Projetos. Tendo assim controle de todos os seus projetos de forma fácil.

ERP integrado

De acordo com o seu software ERP, você pode integrar a duração de produção cadastrada e registrada no software, o que gera automaticamente o gráfico, facilitando o trabalho.

Assim, o software fornece uma representação visual do andamento atual do projeto e das etapas posteriores.

CTA-DM-3-2

Além disso, pode mostrar, por exemplo, as tarefas de acordo com a sua interdependência. Já caso seja necessário alterar o projeto, é possível fazer isso editando as tarefas antigas e inserindo novas.

Com esse software, os detalhes do seu projeto são bem definidos, mostrando a lista de tarefas, etapas, itens pendentes e porcentagem do andamento das atividades.

Quanto aos atrasos, o gráfico costuma ter barras vermelhas com o objetivo de chamar a atenção para que as tarefas sejam rapidamente elaboradas.

Além disso, ainda auxilia na análise de produtividade de cada colaborador, o que é uma importante ferramenta para a avaliação do gestor em relação à equipe.

Cada programa tem as suas especificidades, mas, em geral, todos apresentam as características anteriormente citadas.

Para ter um acompanhamento e controle de projeto mais eficiente e integrado, certamente é mais indicado contar com um software ERP.

Excel

Utilizar o Excel para fazer o Diagrama de Gantt pode ser um pouco complicado para quem não tem afinidade com o programa.

No entanto, não é impossível utilizá-lo como método de controle e acompanhamento de um projeto.

Para isso, você deve criar uma tabela de quatro colunas, inserindo a tarefa, início, duração e fim.

Depois dessa etapa, é necessário formatar os eixos horizontal e vertical para que eles apresentem os dados corretos e, com isso, o gráfico esteja pronto e funcional, dando origem ao Diagrama de Gantt feito pelo Excel.

Como esse processo pode ser complexo para iniciantes, vale a pena buscar tutoriais sobre o assunto.

Vantagens do Diagrama de Gantt

Se você ainda tem dúvidas que o Diagrama de Gantt é uma ferramenta muito útil no desenvolvimento de um projeto, veja a seguir as principais vantagens ao utilizá-lo.

Segmentação de tarefas

Como a ferramenta desmembra uma tarefa complexa em outras menores, torna-se bem mais simples verificar o que, quando e por quem elas devem ser feitas.

Distribuição de responsabilidades

Como é possível incluir informações dos responsáveis em cada tarefa, a comunicação é facilitada entre os colaboradores e todos têm conhecimento das suas atribuições no projeto.

Interdependência de atividades

O Diagrama de Gantt permite que sejam visualizadas as tarefas interdependentes, que são bastante comuns num projeto, e, assim, a equipe se conscientiza da importância de entregar as atividades no prazo para não comprometer todo o cronograma.

Definição de prazos

Um dos maiores benefícios dessa ferramenta é possibilitar que os prazos de entrega sejam claramente definidos de acordo com a realidade do projeto. Ou seja, possibilita prazos realistas para os clientes, ainda que eles possam ser reduzidos, dependendo da situação.

Acompanhamento do projeto

Com o gráfico, toda a equipe fica ciente do andamento do projeto, já que o acompanha por meio dessa ferramenta.

Se preferir, coloque-o num mural ou numa dashboard de controle para que todos tenham acesso fácil a ele. Como é um instrumento totalmente visual, basta dar uma olhada durante o dia para acompanhar o progresso.Percebeu como o Diagrama de Gantt pode ajudar você e sua equipe a se organizar ainda melhor dentro de um projeto? Aliás, se o seu interesse também abrange a aprimoração da gestão de processos na sua empresa, confira o nosso artigo sobre esse assunto!

201917Jun_deskmanager-cta-blog

Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

Leia Mais