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O que é controle de inventário de TI e 5 motivos para utilizá-lo

O controle de inventário (seja ele de TI ou não) é algo que deve estar sempre na cabeça dos gestores de um negócio.

De maneira simples, o controle de inventário é uma supervisão feita sobre o estoque de uma empresa em específico.

Alguns se referem a ele como "controle de estoque", "controle de patrimônio" ou até mesmo como um sistema contábil configurado para gerenciar ativos.

Quando estamos falando de controle de inventário, falamos de compreender o que se tem, onde está no depósito e quando o item do inventário está entrando e saindo do estoque.

Isso ajuda a reduzir custos desnecessários, acelera o cumprimento de prazos e evita fraudes.

Uma empresa também pode confiar em sistemas de controle de inventário para avaliar seus ativos atuais, equilibrar suas contas e fornecer relatórios financeiros.

Mas você já ouviu falar em controle de inventário de TI?

Esse um conceito um pouco diferente do controle de inventário comum, no qual faz-se o gerenciamento de estoque para garantir que o produto existirá para ser enviado aos clientes, ao mesmo tempo que evita gastos com excesso de estoque e aluguel de galpões para armazenamento maiores que o necessário.

O controle de inventário de TI faz o gerenciamento dos ativos tecnológicos da empresa. Nós vamos entender melhor esse conceito a seguir.

O que é controle de inventário de TI?

Uma empresa qualquer, para conseguir se manter funcionando, conta com uma série de aparatos tecnológicos, sejam eles máquinas, softwares ou hardwares. Alguns destes são chamados "ativos de TI".

O controle de inventário de TI nada mais é que fazer uma lista com todos esses ativos, que são geralmente softwares ou hardwares.

  1. Softwares: todas as licenças utilizadas, serviços em nuvem, versões, aplicativos etc.
  2. Hardwares: todos os equipamentos físicos relacionados à tecnologia, como computadores, laptops, smartphones, roteadores, cabos etc.

Ter todas essas informações bem documentadas gera um série de benefícios (que veremos no decorrer desse texto).

Assim como não ter estoque suficiente significa que você corre o risco de perder vendas, não fazer um bom controle do seu inventário de TI significa gastar muito mais com manutenção.

Vamos seguir fazendo essa comparação entre um controle de inventário comum e um controle de inventário de TI para que você entenda como é possível fazer esse gerenciamento.

Como fazer um controle de inventário comum e um controle de inventário de TI?

Existem muitas maneiras diferentes de manter o controle do seu inventário.

Para mercadorias, uma maneira básica é criar uma planilha com várias colunas para o nome do produto, o número do item e a quantidade.

Nela, pode-se ter uma coluna para deduzir o que é vendido e enviado e outra para manter o registro de devoluções e novo estoque recebido.

A mesma lógica pode ser utilizar para fazer o controle de inventário de TI. Como falamos acima, uma simples lista já é um inventário e você pode utilizar uma planilha para separar as informações de cada ferramenta.

Você já deve ter percebido que fazer isso manualmente é um processo trabalhoso. Requer monitoramento manual contínuo para garantir que todas as informações sejam atualizadas.

A informação é difícil de compartilhar, e outra grande armadilha é o erro humano. As pessoas são propensas a cometer erros — erros que são difíceis de rastrear e resultam em números de inventário imprecisos, além de datas de atualizações incertas.

Em última análise, quanto mais automatizado for o seu sistema, menos burocracia haverá.

Há toda uma série de opções de softwarede controle de inventário por aí. Esses sistemas de software podem oferecer inclusive integração com seus sistemas de planejamento de recursos ou de chamados.

5 motivos para se fazer um bom controle de inventário de TI

Vamos mostrar pra você agora 5 motivos (muito bons) para você se preocupar em fazer um controle de inventário eficiente. Veja só:

Diminuição do risco de grandes perdas

Imagina perder tudo aquilo que já foi documentado em um software de gestão, por exemplo. Nada legal, né? Ao fazer esse controle de inventário é possível enxergar quando algo está errado.

Isso permite uma antecipação do problema, tornando possível resolver o problema em questão antes que ele se agrave.

Maior controle dos ativos de TI

A maioria dos aparatos tecnológicos conta com um período de garantia dada pelo fabricante.

Fazendo um controle de inventário eficaz é possível aproveitar ao máximo todos os seus ativos de TI, incluindo períodos de suporte gratuito e limite de prazos para renovar sempre a garantia de equipamentos mais críticos, como servidores, por exemplo.

Além disso, você sabe exatamente quem está acessando o que, tornando mais fácil ver quais ativos são essenciais e quais podem ser descartados.

Aumento da vida útil dos ativos

Esse controle de informações também ajuda no momento de fazer a manutenção dos equipamentos, o que aumenta a vida útil deles.

Você terá documentadas todas as datas de manutenções , troca e atualizações de sistemas.

Dessa forma, a vida útil dos seus ativos aumenta e você evitará gastos desnecessários com novos equipamentos.

E falando em gastos…

Redução de custos

Com a melhoria na gestão dos ativos, o aumento na vida útil e a diminuição dos riscos de perdas significativas você também conseguirá reduzir os custos.

Isso porque quando um aparato tecnológico fica muito tempo sem manutenção, ele tende a desenvolver problemas maiores, que precisarão de mais recursos para serem resolvidos.

Sendo assim, um controle de inventário traz benefícios para os ativos de TI, mas também para a gestão financeira da empresa.

Maior segurança

Como todos os softwares são ativos de TI, eles deverão constar no inventário. Sendo assim, toda vez que um novo software for instalado, ele entrará na listagem para controle de inventário.

Dessa forma, o gestor poderá identificar rapidamente qualquer programa que não deveria ser instalado e removê-lo.

Isso evita que software maliciosos entrem no sistema da sua empresa e causem danos às vezes até irreparáveis.

Também ajuda a evitar a instalação de softwares que não foram oficialmente adquiridos ("piratas") e que podem gerar um grande prejuízo caso a empresa passe por alguma auditoria.

Como você se interessou por entender melhor o que é um controle de inventário, achamos que talvez você possa se interessar pelo seguinte artigo: Gestão de ativos: como aplicar ao setor de TI e qual a relevância?

Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

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