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Controle de despesas: você monitora os custos do seu atendimento?

Se você deseja evitar que os seus custos operacionais fiquem descontrolados e ultrapassem o seu budget disponível, um modo de fazer isso é pelo controle de despesas. Assim, todos os gastos ficam organizados e o seu planejamento orçamentário não é afetado por nenhuma  surpresa desagradável.

No entanto, quando o assunto é monitorar as despesas, é comum pensar em estratégias para evitar desperdícios, analisar todos os custos operacionais, fazer um planejamento e definir um budget que contemple um fundo de emergência; no entanto, pouco se fala sobre os gastos extras em uma operação de atendimento.

Afinal, podem acontecer algumas surpresas financeiras durante o atendimento ao cliente. Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue lendo este artigo.

Vamos apresentar as principais informações sobre o que é, como e por que fazer o controle de despesas do seu atendimento. Acompanhe!

O que é o controle de despesas do atendimento e qual a sua importância?

Uma empresa costuma lidar com dois tipos de despesas, que são as fixas e as variáveis.

O primeiro tipo está relacionado às despesas relacionadas à manutenção da empresa, como a conta de luz, água, Internet, aluguel e a folha de pagamento.

Já o segundo tipo, como o próprio nome já diz, indica as despesas que variam de acordo com a necessidade do seu negócio, como, por exemplo, investimentos no marketing.

Em relação aos gastos surpresas que acontecem durante um atendimento, eles se enquadram nas despesas variáveis.

Imagine, por exemplo, que um colaborador precise ficar até mais tarde na empresa por causa de um atendimento demorado ou deva se locomover até determinado local para realizar o atendimento.

Ambos eventos geram custos, como, no primeiro caso, a necessidade de liberar mais um um ticket refeição e, no segundo,  fornecer um reembolso de acordo com a quilometragem feita pelo colaborador ou opção de transporte escolhida para se locomover.

Se essas aparentemente pequenas despesas não forem monitoradas, rapidamente as contas podem sair do controle e prejudicar diretamente as finanças do seu negócio, principalmente para empresas de outsourcing, onde o atendimento está diretamente ligado ao retorno financeiro e despesas extras podem encarecer o custo operacional e diminuir a lucratividade.

No caso de uma operação de atendimento que presta serviços para usuários internos, despesas extras e não planejadas podem consumir recursos financeiros que foram originalmente alocados para outros projetos dentro do planejamento orçamentário do departamento e, se no final, a conta não bater, projetos precisarão ser cancelados para que orçamento não fique no vermelho,

Por isso, saber como fazer o controle de despesas geradas por atendimentos é fundamental para a saúde financeira da sua empresa em qualquer um dos cenários.

Como fazer o controle das despesas do atendimento?

Como você percebeu, é importante acompanhar os custos extras que surgem durante um atendimento, mas nem sempre é tão fácil fazer isso.

Afinal, é necessário ter conhecimento no assunto para elaborar um controle de despesas que seja realmente eficiente nesse sentido.

Para ajudar você nessa tarefa, elaboramos 3 dicas fundamentais que precisam ser seguidas para administrar as suas contas em relação ao atendimento. Confira!

1. Faça um controle de reembolsos

No exemplo que demos no tópico anterior, uma política de reembolsos é fundamental para que o colaborador não saia prejudicado por gastar o dinheiro do próprio bolso por causa de um atendimento.

No entanto, se esse cuidado não for feito de forma controlada, isso vai prejudicar não apenas o colaborador, que pode não receber o reembolso no prazo correto, como a empresa, que pode se enrolar financeiramente e, até mesmo, judicialmente.

Por isso, é importante fazer um controle eficaz de reembolsos, lembrando a todos de guardar recibos e comprovantes caso precisem receber dinheiro da empresa posteriormente.

2. Digitalize e guarde as despesas na nuvem

Saiba que, não importa o valor despendido durante um atendimento, é necessário que ele seja arquivado e, se possível, digitalizado.

Assim, é possível guardar o comprovante na nuvem sem correr o risco de perder os dados eventualmente.

Isso ajuda os gestores a terem mais controle das despesas e, com isso, possam gerenciá-las de forma mais eficaz, além de segura.

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3. Elabore planilhas

Para a devida organização de qualquer empresa, as planilhas se revelam como importantes aliadas, servindo inclusive para fazer o controle de despesas do atendimento.

Você pode, por exemplo, criar planilhas com todos os dados relevantes do atendimento, como o número do chamado, a sua data de criação, o tipo de despesa (combustível, táxi, refeição), o valor gasto e o status atual (pago ou a pagar).

Ao monitorar essas informações constantemente, é possível fazer um controle eficiente dos custos extras sem que o seu planejamento financeiro sofra com isso. Dessa forma, organização é a chave do sucesso.

No entanto, a criação manual de planilhas pode ser bem trabalhosa e até mesmo mais difícil de ser controlada de modo frequente, já que é necessário que um ou mais colaboradores se encarreguem de fazer a atualização diariamente, o que pode atrasar a atividade e ocupar demasiado tempo deles.

Por isso, caso você precise de uma estratégia mais eficaz para fazer o controle de despesas, pode ser uma boa opção optar pela automação desses processos.

Como a tecnologia pode auxiliar no controle de despesas?

Não é novidade que a tecnologia chegou para facilitar (e muito) a vida dos gestores e colaboradores de uma empresa, não é mesmo? Inclusive ela pode ser utilizada para fazer o controle de despesas.

Isso porque podem ser usados softwares, como a Desk Manager, que auxiliam no controle dos chamados de atendimento da sua empresa, por meio de diferentes aplicativos.

Uma das funcionalidades disponíveis no Desk Manager é  o app Despesa, em que a sua equipe pode, facilmente, documentar as despesas extras que foram criadas durante um atendimento.

Além de ficarem vinculadas aos chamados atendidos, no app Despesa será possível adicionar informações complementares nas despesas registradas e anexar todos os comprovantes necessários.

Dessa forma, o app ajuda a administrar e organizar gastos e reembolsos, contribuindo para um monitoramento mais eficiente dos custos extras.

Além disso, o Desk Manager ainda elabora um relatório de despesas que fornece, por exemplo, dados sobre total de despesas registradas, tipo de despesas mais lançadas e muitas outras informações importantes e necessárias para gestão e auditoria.

Isso contribui diretamente para maior organização financeira da operação, já que possibilita uma visão ampliada sobre as despesas, promovendo um acompanhamento diário das suas finanças.

Vale lembrar que as soluções inovadoras fornecidas por esse aplicativo auxiliam na otimização do processo, garantindo também a segurança no uso e acesso dos dados.

Outra vantagem é possibilitar que seja feita a padronização das informações, o que pode auxiliar aos gestores e colaboradores na hora de tomar decisões, porque isso promove ainda mais facilidade, eficiência e rapidez.

Por isso, não hesite em contar com a tecnologia durante a gestão do seu negócio, já que a automação dos processos se tornou uma realidade que veio para ficar e melhorar a sua empresa.

Assim, colaboradores podem lidar mais facilmente com situações que, antes, demandavam muito tempo, burocracia e energia para serem devidamente solucionadas.

Fora o custo de atendimento, outro item que deve ser levado em conta no controle de despesas é o custo de aquisição de clientes. Quer saber como é feito esse cálculo? Então, confira este artigo que preparamos sobre esse tema!

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Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

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