A organização dos gastos e, consequentemente, o respeito ao planejamento orçamentário de uma empresa é possível por meio do controle de despesas, peça fundamental na saúde financeira de qualquer organização.

Nesse sentido, é importante contar com a tecnologia para a otimização e boa gestão dos recursos. Por isso, o uso de softwares tem se tornado cada vez mais comum e necessário dentro das empresas.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para mostrar a você o que é o controle de despesas e como funciona a integração dos softwares Desk Manager com o Keruak Software para este fim. Acompanhe a leitura!

O que é o controle de despesas e por que adotá-lo?

Para evitar o descontrole dos custos operacionais ou ultrapassagem do orçamento estipulado pela empresa, você precisa tomar muito cuidado com a organização das despesas.

Desse modo, entra em pauta a necessidade de contar com o controle de despesas, que auxilia na gestão financeira saudável da organização.

Para isso, é necessário dividir as contas em fixas e variáveis. O primeiro tipo refere-se às despesas ligadas à manutenção, como contas de luz, água e telefone. Já o segundo varia conforme a necessidade, como o lançamento de campanhas.

De qualquer forma, ambas precisam ser devidamente monitoradas, pois, caso contrário, as despesas podem sair do controle e afetar diretamente a sobrevivência da organização.

Nesse contexto, vale destacar que esse cuidado não deve ser voltado apenas para as questões mais conhecidas, como estratégias para evitar desperdícios, definição do fundo de emergência, análise dos custos operacionais, entre outros.

Afinal, existe outro ponto importante que merece atenção: o atendimento. Sim, o atendimento ao cliente também precisa entrar na lista de controle de despesas.

Para empresas de outsourcing, por exemplo, o atendimento está intimamente ligado ao retorno financeiro. Portanto, despesas extras e/ou não monitoradas podem aumentar o custo das operações e, assim, diminuir a lucratividade.

Isso mostra como é fundamental realizar o controle de despesas e, com isso, fazer uma gestão financeira mais eficiente.

Como a Desk Manager pode ajudar no controle de despesas?

Como dissemos no início deste texto, existem softwares que auxiliam no controle de despesas, sendo a Desk Manager um deles.

Esse software é focado no atendimento ao cliente, realizando o controle dos chamados por meio de diversas funcionalidades.

Ele conta com o app Despesa, possibilitando que o seu time faça a documentação de despesas extras criadas ao longo de um atendimento, por exemplo.

Isso pode ser desde a liberação de um ticket refeição porque o colaborador precisou ficar mais tarde no escritório até o reembolso pelo deslocamento de um colaborador que precisou fazer um atendimento local.

Como ambos eventos geram custos para a empresa, é necessário que eles entrem na conta de despesas, o que é possível por meio da Desk Manager.

Nesse app, as despesas extras podem ser vinculadas ao atendimento solicitado, sendo possível, ainda, anexar documentos ou inserir informações complementares a fim de detalhar o chamado.

O software também disponibiliza relatórios de despesas com dados de todas as despesas registradas, as que são mais lançadas, entre outras.

Desse modo, contribui para uma gestão mais eficiente ao permitir a administração e organização de gastos e reembolsos, possibilitando monitoramento dos custos.

Além disso, ao ter esses dados em mãos e, consequentemente, a padronização das informações, o software auxilia na otimização de processos e tomada de decisões, lembrando, ainda, que tudo isso acontece com segurança no uso e no acesso aos dados.

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Como funciona a integração entre Desk Manager e Keruak?

Agora que você já entendeu como a Desk Manager pode ajudar no controle de despesas, é importante falar de outro software fundamental para a gestão financeira: Keruak.

Ao contrário da Desk Manager, focada no atendimento ao cliente, o Keruak é um app voltado para o controle das finanças da sua empresa.

Com ele, você consegue cuidar de diversas etapas relacionadas às finanças, como vendas, serviços, notas fiscais, gestão de contratos e estoque.

A funcionalidade financeira do software, por exemplo, permite que seja possível controlar todas as contas do seu negócio. Isso inclui as contas a pagar, a receber e a conta corrente.

E na dashboard, você consegue acompanhar o andamento de cada fatura, o que possibilita um melhor controle de despesas. Além disso, ela também mostra as movimentações financeiras realizadas.

Os dados são armazenados de forma fácil e segura, sendo possível compartilhá-los com o seu contador.

Vale mencionar que o Keruak ainda permite a emissão de cobranças, independentemente do dia do mês, de acordo com a frequência escolhida. No entanto, isso só é possível caso o contrato permita a geração de cobranças de forma direta.

Você ainda consegue fazer a emissão de notas fiscais e fazer a cobrança, de modo integrado, antes ou depois de emiti-la.

Portanto, além de ser bastante prático, o app ajuda na redução de custos, pois diminui a necessidade de muitos colaboradores para essas tarefas burocráticas e rotineiras, além de conseguir reduzir as falhas humanas, já que esses processos são feitos de forma automatizada.

Então, você deve estar se perguntando: caso contrate a Desk Manager e o Keruak, é necessário fazer um re-lançamento no segundo software? A resposta é: não!

Isso acontece porque os dois softwares são integrados. Portanto, a integração realiza a cópia de todos os dados de uma despesa lançada na Desk Manager para o Keruak.

Com isso, o administrativo não precisa fazer o re-lançamento no Keruak.

Outro benefício dessa integração é que ela elimina papéis. Afinal, os arquivos das despesas, como fotos de comprovantes fiscais, são transferidos para o Keruak.

Por último, é importante destacar que, quando uma despesa é quitada no Keruak, o analista é avisado por e-mail e, assim, ela também é quitada no Desk Manager.

Sendo assim, o processo fica muito mais prático, rápido e transparente, facilitando não só o dia a dia dos colaboradores como também da gestão.

Por isso, vale a pena adotar o controle de despesas por meio desses softwares e aproveitar os benefícios proporcionados por essa integração. Para já começar a experimentá-los, baixe agora mesmo a demonstração gratuita da Desk Manager.

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