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Saiba por que implementar um controle de atendimentos é eficaz

Para alcançar o sucesso, ter um bom gerenciamento da sua relação com o cliente é essencial. E para que isso seja possível, é necessário ter um controle de atendimentos.

Ter um sistema de controle de atendimentos nada mais é do que implementar um software que vá te ajudar a centralizar todos os seus atendimentos.

Se familiarizou com esse conceito? Pois é, o controle de atendimentos se dá por meio de um software help desk, que é uma plataforma virtual única que armazena todos os dados relativos aos atendimentos realizados em um só lugar.

Esses dados armazenados podem ser solicitações, reclamações, dúvidas e registros de problemas que um cliente pode fazer relacionado ao serviço e produto da empresa.

Para esse fim, as planilhas podem até dar conta do recado no início, quando o número de clientes não é tão grande. Mas com o crescimento, isso acaba se tornando inviável.

Por isso a automatização de praticamente todos os processos é uma tendência que já tem se tornado realidade em muitos lugares.

No mundo globalizado, as coisas acontecem cada vez mais rápido; o fluxo de novidades, de informações, e até mesmo de pessoas, está se dando de maneira constante e acelerada.

Se não aproveitarmos as ferramentas que existem, corremos o risco de não conseguirmos lidar com esse fluxo de acontecimentos tão grande.

Por esse motivo, ter um sistema de chamados através de um software é tão essencial para a sustentabilidade do seu negócio e consequente expansão.

Continue a leitura porque agora vamos falar sobre os principais motivos para você implementar um sistema help desk no seu empreendimento.

5 motivos para você ter um controle de atendimentos

O controle de atendimentos vai trazer uma mudança significativa para a gestão da empresa de TI.

Com ele, a sua equipe funcionará de maneira mais eficaz, trazendo mais resultados e contribuindo para o sucesso do cliente.

Vamos destacar abaixo os 5 principais motivos para que você implemente um sistema de controle de atendimentos no seu negócio.

1. Organização

O controle de atendimentos a partir de um software vai possibilitar maior organização de todas as solicitações.

Consequentemente, quando há organização, a operação flui mais naturalmente e fica mais fácil identificar quais atendimentos já estão sendo tratados, quais são mais emergenciais e quais são menos prioritários.

Desta forma, ganha-se eficiência e diminui-se a possibilidade de erros da equipe de TI.

2. Histórico de Dados

Além da organização, todos os dados de todos os chamados ficam armazenados no sistema. Isso é importante por inúmeras razões.

Uma razão é que é possível se respaldar frente a alguma possível ação jurídica, visto que todas as medidas tomadas e ações realizadas estarão presentes no seu sistema de controle de atendimentos.

Com o histórico de dados, também é possível analisar, cruzando-se informações, qual analista de suporte de TI teve melhor resultado ao prestar o atendimento para cada tipo de problema apresentado.

Dessa forma, você pode direcionar os esforços da sua equipe, gerando mais resultado e agregando maior valor.

Outro ponto interessante é que esse histórico de dados contribui de maneira significativa para a gestão do conhecimento , visto que ficam armazenadas as soluções encontradas para os problemas registrados.

3. Estudo do Cliente

Uma consequência de se ter um bom histórico de dados é a possibilidade de se fazer uma análise mais detalhada dos clientes e das suas características e preferências.

Essa análise vai gerar insumos importantes para guiar o seu relacionamento com o cliente e até mesmo para perceber algum padrão existente no seu público alvo, o que auxiliará na captação de novos clientes.

Além disso, essas informações se tornam úteis ao fazer gestão, pois ajudam a identificar possíveis problemas com a operação do seu cliente e a traçar planos de ação para resolver tais problemas definitivamente e até mesmo justificar novos investimentos.

4. Maior produtividade

Ter um controle de atendimentos causa um grande, e positivo, impacto na produtividade da sua equipe.

A centralização dos atendimentos em uma plataforma única, a automatização de muitos processos e a agilidade contribuem para a otimização do tempo de cada analista.

Com um controle de atendimentos eficaz, gasta-se menos tempo atendendo e mais tempo buscando soluções para os problemas trazidos pelos usuários.

5. Autoatendimento

O controle de atendimentos por meio de um software traz a possibilidade de autoatendimento para o usuário de TI.

Mas o que isso significa? Significa que, dependendo do problema apresentado, o próprio software pode demonstrar alguma solução ou direcionar o usuário a executar procedimentos que o ajudem a sanar sozinho o problema.

Dessa maneira, a equipe de TI não fica sobrecarregada recebendo chamados de problemas que poderiam ser resolvidos pelos próprios usuários.

Esse filtro que o autoatendimento traz é positivo para o fluxo de trabalho da equipe interna e também impacta na sua produtividade , ponto importante já citado anteriormente.

Além disso tudo, um controle de atendimentos eficaz auxilia na comunicação interna da empresa. Demais, né?

A importância de ter um bom controle de atendimentos

Como vimos no tópico anterior, é muito importante ter um controle de atendimentos, afinal ele contribui para armazenar o histórico dos atendimentos prestados, auxilia a equipe de atendimento a tratar rapidamente situações semelhantes que ocorreram no passado, eleva a produtividade dos analistas e permite gerar indicadores que ajudam a identificar "gaps" na operação e a criar planos de melhoria do seu negócio e do seu cliente.

Esses motivos nos mostram a importância de ter um sistema de chamados na sua empresa. Mas atenção, como já dito, não adianta ser uma simples planilha.

Sem um sistema adequado, com o passar do tempo, ao invés de te trazer benefícios, você pode acabar com mais problemas e consequências negativas do que antes.

É importante contar com um controle de atendimentos que seja bem estruturado e que traga ao seu negócio novas, e mais eficazes, possibilidades de gestão.

A partir de um sistema completo de help desk, você pode alavancar os resultados da sua empresa e levá-la a outro patamar.

Na hora de implementar um controle de atendimentos, não deixe de integrar a sua equipe em todo o processo.

Mostre para eles a importância de se ter um sistema help desk e quais benefícios ele vai trazer.

É importante que a sua equipe de TI esteja alinhada com a ideia de implementar um novo sistema.

Se a equipe achar que o controle de atendimentos não é uma boa solução, dificilmente os analistas irão se empenhar para utilizar a ferramenta da melhor maneira.

O que seria um desperdício diante de todos os benefícios que vimos até aqui que um controle de atendimentos pode trazer.

Ter um bom sistema de controle de atendimentos vai ajudar a sua empresa na retenção de clientes. Para saber mais sobre o assunto, confira esse artigo que selecionamos para você clicando aqui.

Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

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