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Saiba como fazer uma ordem de serviço e por que ela é importante

Pode até parecer que é bobagem, mas saber como fazer uma ordem de serviço traz uma organização aos processos de uma empresa que é fundamental para que o sucesso do cliente seja alcançado.

Além da organização possível por meio da ordem de serviço (OS), a empresa consegue gerir de forma eficaz os dados importantes de um cliente e do serviço prestado.

Esses dados referentes ao serviço podem ser visualizados por todos os membros, até mesmo de diferentes equipes, que estão envolvidos com o processo.

Esse compartilhamento de informações faz com que todos saibam o que está acontecendo em relação àquele serviço em específico e o que é necessário fazer para a sua continuidade.

Logo, a ordem de serviço vai impactar diretamente e positivamente na comunicação interna da empresa.

Saber como fazer uma ordem de serviço é importante porque esse documento vai compilar todas informações relevantes do serviço, o que é útil para a empresa para fins de contabilidade.

Já para o consumidor, é importante que a empresa saiba como fazer uma ordem de serviço porque ele pode utilizar das informações disponíveis para consultar o que tem sido feito.

Com esses benefícios que citamos sobre como fazer uma ordem de serviço deu para ver como esse documento é importante, não é mesmo?

Mas o que é uma ordem de serviço?

Entendemos que a ordem de serviço é importante para uma empresa que presta serviços, mas agora precisamos entender o conceito.

Como já comentamos, a ordem de serviço é um documento. Esse documento formaliza o trabalho que será prestado ao cliente da empresa.

Quando o cliente expõe a sua necessidade, a ordem de serviço é criada para que os departamentos e equipes internas da empresa se comuniquem a respeito do pedido solicitado.

Esse documento vai conter todas as informações necessárias para a execução, e às vezes também para o planejamento, de um serviço.

É preciso descrever a especificação dos materiais que serão utilizados durante o atendimento da OS.

Esse aspecto da ordem de serviço auxilia o gestor a calcular o custo desses materiais e também a mão de obra que será necessária. O que é essencial para o controle de estoque/logística, além de direcionar a gestão financeira da empresa.

É necessário também que estejam descritos em uma ordem de serviço as informações do cliente, bem com nome, endereço, contato, data da solicitação do pedido e previsão de retorno.

A partir da ordem de serviço é possível até mesmo ter uma comunicação mais clara e eficaz com fornecedores a respeito dos materiais necessários para o serviço.

Saber como fazer uma ordem de serviço é tão importante e útil aos estabelecimentos que está previsto em lei. Você sabia disso? Confira logo abaixo.

Legalidade da ordem de serviço

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho, as empresas devem:

II – Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).

A ordem de serviço vai agir como um auxílio para a segurança do trabalhador durante a prestação do serviço.

É interessante observarmos como um simples documento pode ter tanta importância e impacto positivo dentro de uma empresa.

Vamos então aprender como fazer uma ordem de serviço?

Aprenda como fazer uma ordem de serviço agora mesmo!

Nós queremos te ajudar a entender como fazer uma ordem de serviço para que a sua empresa se beneficie com todos os recursos que esse documento pode oferecer.

Primeiramente, é importante dizer que uma ordem de serviço pode fazer de acordo com a empresa e também com o tipo de serviço prestado.

Mas vamos destacar alguns pontos que são necessários em qualquer ordem de serviço.

1. Controle de numeração

O controle deve ser feito para que seja possível diferenciar uma das outras.

Essa numeração deve ser única e acompanhada da data de processamento do pedido juntamente com o nome e cargo da pessoa que emitiu a ordem.

2. Descrição do serviço

Com base no diagnóstico feito a partir das informações oferecidas pelo cliente sobre a sua necessidade, é necessário descrever qual serviço está sendo oferecido.

3. Especificação dos procedimentos

É necessário destacar a importância da disponibilidade de espaço na ordem de serviço para que sejam especificados todos os procedimentos realizados, às vezes por mais de um setor.

Nessa especificação, devem estar contidos os horários e datas de cada procedimento, bem como a assinatura do responsável.

4. Descrição dos materiais

Como já citamos, para fazer uma ordem de serviço é necessário que estejam descritos todos os produtos/materiais utilizados na execução do serviço.

5. Precificação do serviço

A ordem de serviço também deve conter o valor cobrado pelo serviço e a forma de pagamento escolhida pelo cliente e ainda se o serviço já foi pago ou não.

Esse documento também pode ser utilizado para produtos, não apenas serviços. Nesse caso, existem alguns outros elementos que devem estar presentes no documento:

  • A quantidade do produto que foi solicitada;
  • A quantidade de matéria-prima que vai ser utilizada na fabricação do produto e o seu valor.

Agora, você já pensou em utilizar um software de gestão para emitir ordens de serviços?

A utilização do software não anula a necessidade do conhecimento sobre como fazer uma ordem de serviço, mas torna as coisas muito mais práticas e automatizadas.

No caso da Desk Manager, as ordens de serviço são feitas no formato digital, através de tickets com a conferência de um Token por parte do cliente para validar o atendimento.

O Token é um número de quatro dígitos gerado para o solicitante quando um chamado é realizado.

Este Token que funciona como uma assinatura de ordem se serviço. Sempre que um serviço é feito, o cliente precisa assinar a ordem de serviço afirmando que o serviço foi prestado.

Isso também acontece com o Token porque apenas o solicitante, o cliente, possui acesso a esses quatros números.

Logo, somente o solicitante pode passar o Token para o técnico poder finalizar a OS de acordo com o serviço que foi realizado ou autorizar que o técnico que prestou o serviço faça a atualização.

Muito interessante, não é? Como fazer uma ordem de serviço é um conhecimento muito útil para manter a organização no seu negócio, aumentar a produtividade e o fluxo de informações na sua equipe. Quer saber mais sobre o nosso software de gestão? Experimente grátis por 15 dias através do link.

Fabio Teles

Fabio Teles

Faz parte da equipe de Gestão e Serviços na Desk Manager Software. Tem 10 anos de experiência com TI em suas mais variadas formas. Especialista em ITIL, CobIT, ITSM, Analise e Gestão de Insights

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