/ Gestão de Atendimento

Como delegar e gerenciar as tarefas de sua equipe

Gerenciar uma equipe não é uma tarefa muito fácil. No papel de gestor, você já deve ter enfrentado ou enfrenta o problema de centralização, não é mesmo? Se a resposta for positiva, provavelmente você já deve ter enfrentado problemas como: não conseguir cumprir certos prazos, projetos foram deixados de lado e tarefas importantes não foram priorizadas. São por estes e outra infinidade de motivos que delegar tarefas é uma forma eficiente de gerenciar sua equipe e atividades. No post de hoje, abordaremos a importância de delegar e gerenciar as tarefas de sua equipe. Vamos lá?

  • O que é delegar?

De acordo com o Dicionário Aurélio, a palavra “delegar” significa conceder poderes ou obrigações à outra pessoa. Ação, que, no entanto, não é exatamente simples, não é mesmo? Delegar exige confiança de que a outra pessoa será capaz de executar a tarefa com destreza e de acordo com os padrões exigidos.

Contudo, apesar de demandar tempo e esforços a curto prazo para receber resultados a longo prazo, não é motivo para desanimar. Os autores COATES&BREEZE (2000, p.7) afirmam que “delegar não é algo que ajuda somente a você; é um procedimento que também dá a seus funcionários abertura para se desenvolverem”. Em outras palavras, é um processo muito vantajoso. Mas, que vantagens são essas?

  • As vantagens de delegar e gerenciar tarefas

Ainda segundo COATES&BREEZE (2000), podemos citar como vantagens para delegar tarefas as seguintes:

  • Tempo para o gerente executar tarefas que realmente são sua função;

  • Aumento das capacidades e competências dos colaboradores devido à maior aprendizagem advinda das oportunidades e responsabilidades de realizar novas tarefas;

  • Flexibilidade para organizar o trabalho, possibilitando programas as tarefas de cada colaborador da equipe e ainda dispor de recursos alternativos;

  • Permite que você pense, pesquise, discuta e se desenvolva para os resultados estratégicos da empresa.

  • Como delegar e gerenciar tarefas?

COATES&BREEZE (2000) sugerem que nos façamos 10 perguntas antes de delegar uma tarefa:

1) O que você pode delegar?

2) A quem você pode delegar?

3) Quanto você pode delegar?

4) Quais as necessidades de aprendizagem e supervisão?

5) Como motivar os colaboradores a fazer a tarefa?

6) Como fazer a supervisão e ajudar na aprendizagem?

7) Como será o sistema de controle?

8) Quem será incumbido de realizar cada tarefa?

9) Como você dirá às pessoas o que fazia e quem atualmente será o responsável pela tarefa?

10) Como tornar a tarefa de delegar uma rotina normal da prática gerencial?

Os autores ainda destacam que, basicamente funciona como um processo de recrutamento e seleção, ou seja, você, no papel de gestor, precisa determinar: qual a tarefa, quem é a pessoa ideal, como as pessoas receberão e aprenderão a tarefa delegada e como e quando poderão exercer as atividades por conta própria.

Essas perguntas, entretanto, não servirão de nada se alguns passos ficarem de fora. A seguir, veja quais são eles:

  • Conheça a sua equipe: Antes de qualquer outra coisa, este é o elemento principal. Não será possível delegar tarefas se você não compreender o perfil de cada colaborador: seus anseios, aspirações, sonhos e angústias.

  • Clareza na explicação das tarefas: Seja claro na hora de explicar qual a tarefa a ser realizada, qual o objetivo a ser atingido e o resultado esperado. Neste item, seria interessante utilizar relatórios tanto para a explicação como para após a realização da atividade.

  • Definição de prazos: É fundamental que a equipe trabalhe com prazos. Será útil não só para mensuração de resultados, como para a programação de tarefas. Aqui outra vez os relatórios se tornam úteis.

  • Prestação de suporte: É importante demonstrar para sua equipe que você, como gestor, estará presente sempre que precisarem tirar dúvidas sobre as novas atividades ou desejarem compartilhar suas ideias.

  • Definição de responsabilidades: Assim como na clareza sobre as atividades, também é preciso ser transparente na hora de definir as responsabilidades. Dessa maneira, ninguém irá interferir no trabalho do outro e também será fácil medir o desempenho da equipe como um todo e individualmente.

  • Utilização de ferramentas eficientes: Abuse da tecnologia! Atualmente, temos à disposição um universo de aplicativos e programas para auxiliá-lo na tarefa de delegar e gerenciar tarefas. Um exemplo disso é a nossa ferramenta, que pode ser utilizada não só para delegar as tarefas da equipe como também para acompanhar o progresso de cada membro.

Como você pôde perceber, delegar e gerenciar tarefas é o papel principal de todo e qualquer gestor. Apesar disso, sabemos que não se trata de uma atividade fácil. Por isso, esperamos que nossas dicas tenham o auxiliado a enxergar este processo como um todo e começar delegar!

Gostou do texto? Já sabia da importância de delegar tarefas para sua equipe? Aplique que você aprendeu neste post e depois conte-nos sua experiência! 🙂

AH! E é Claro, ainda ficou com dúvidas? Por favor entre em contato !

Rafael Fialho Teixeira

Rafael Fialho Teixeira

Atua há mais de 5 anos na área de Negócios da Desk Manager Software. Formado em TI e especializado em Gestão de Serviços, ITSM, ITIL, Cobit e Customer Success.

Leia Mais