Imagina ter uma ferramenta capaz de centralizar as informações da empresa em um só lugar! É isso que Centro de Serviços Compartilhados (CSC) faz.

Se você ainda não possui esse serviço dentro da sua empresa, leia esse texto com carinho,  pois vamos te mostrar como ele pode melhorar os resultados do seu negócio. Confira!

O que é um Centro de Serviços Compartilhados?

As técnicas de CSC surgiram na década de 70, nos Estados Unidos. Com o nome de Shared Service Center, o conceito foi criado para nomear a concentração de ações em um mesmo lugar.

Desde então, os Centros de Serviços Compartilhados vêm ganhando força dentro das empresas do Brasil e do mundo.

Vivemos na era do  Big Data, em que o volume das informações produzidas é cada vez maior. Então por que não utilizar ferramentas que ajudem a lidar com isso tudo?

Também chamado de Central de Serviços Compartilhados, o CSC busca centralizar o contato com todas as áreas da empresa em um único lugar,  facilitando a criação de estratégias escaláveis e tornando todas as etapas mais eficazes.

Basicamente, a CSC se torna ponto central de contato dos clientes internos ou externos, que poderão registrar suas variadas solicitações e então serem encaminhados para a área ou pessoa responsável por tratar cada tipo de serviço dentro do prazo viável que for previamente estipulado.

Mesmo com essa centralização, o Centro de Serviços Compartilhados permite que os setores tenham sua própria autonomia.

Dentro de um CSC, existem várias áreas, sendo as mais conhecidas as de finanças, tecnologia da informação, manutenção (facilities), recursos humanos e administração.

A implementação do CSC traz uma série de benefícios para sua empresa e é sobre estes benefícios que vamos falar no próximo tópico.

As vantagens de ter um CSC

Os resultados da implementação de um Centro de Serviços Compartilhados são bastante positivos. Todas as empresas costumam melhorar seus indicadores depois do CSC, mas algumas precisam colocá-lo em prática com mais urgência.

Se na sua empresa você tem problemas com custos altos, excesso no número de colaboradores, pouca produtividade e ruídos de comunicação, redobre sua atenção no resto desse texto!

Além de solucionar esses problemas, o CSC possui uma série de vantagens. A seguir, separamos as principais:

Reduz custos

Toda empresa quer reduzir custos, não é mesmo? O problema é que muita gente só pensa nisso nos momentos de crise.

No Centro de Serviços Compartilhados a redução acontece de forma gradual, sendo mais eficiente. As tecnologias vão permitir uma otimização das atividades e, consequentemente, dos resultados.

A implementação do serviço gera um custo, claro. Entretanto, a médio prazo, a economia feita nas etapas de produção compensam o valor investido inicialmente.

O CSC permite que os processos sejam mais rápidos, eliminando repetições e retrabalhos, o que também ajuda na redução das despesas.

Essa aceleração combinada com a otimização das etapas faz com que as repetições praticamente não aconteçam. Dessa forma, os resultados podem ser potencializados.

Melhora os rendimentos e a produtividade

Como falamos acima, o Centro de Serviços Compartilhados permite a diminuição ou eliminação de erros humanos. O cansaço e o acúmulo de trabalho são fatores comuns que levam a erros na operação.

Além de evitar esse tipo de problema, o CSC também reduz bastante a frequência de imprevistos, já que a organização é feita para antecipar problemas e suas soluções.

Isso acontece porque o CSC ajuda a identificar as necessidades a suprí-las sempre que for necessário. Dessa forma, é possível cumprir as metas e criar oportunidades.

Gerencia melhor as demandas

O gerenciamento de demandas é uma parte muito importante do CSC. Ela vai permitir que sua empresa se adeque a momentos de crescimento ou de redução de atividades, sem que isso gere uma crise.

Conhecendo o ritmo da sua empresa, é possível manter um bom rendimento independente da situação. Isso porque o CSC te ajuda a entender seu fluxo de clientes e o andamento dos processos da sua empresa.

Padroniza processos

A padronização das atividades é uma das principais responsáveis pelas melhorias feitas com o centro de serviços compartilhados. Ela vai:

  • diminuir as falhas humanas;
  • tornar os resultados mais previsíveis;
  • dar mais rapidez à operação;
  • aumentar a produtividade;
  • ajudar no diagnóstico das funções de apoio de cada setor;
  • traçar um perfil completo da empresa, auxiliando no mapeamento dos problemas.

Esses benefícios são possíveis por causa da uniformidade das informações. Isso gera mais credibilidade e fortalece os valores da empresa. As soluções se tornam mais objetivas e mais rápidas, aumentando a rapidez e a qualidade dos processos.

A centralização dos processos dá um suporte para a empresa crescer. Os colaboradores conseguem focar mais no negócio principal da empresa, deixando os detalhes práticos para a equipe de CSC.

Imagine se um CFO (Chief Financial Officer) precisar interromper sua rotina o tempo todo para sanar dúvidas de outros colaboradores sobre políticas de pagamento da empresa, vencimento de faturas ou questões fiscais?

A ideia é que estas dúvidas básicas sejam sanadas através da equipe de Finanças do CSC e o CFO possa se dedicar em estratégias para melhorar o resultado financeiro da empresa.

Esse aumento no foco também auxilia na hora de tomar decisões mais assertivas, já que os colaboradores serão capazes de analisar os dados de forma mais estratégica.

Vale lembrar que, diferente de outras formas de centralização, no CSC a padronização não impede que algumas etapas sejam personalizadas.

Alguns regionalismos e a diferença no tamanho das equipes, por exemplo, vão exigir adequações. Assim, todos os outros setores funcionarão dentro da padronização do CSC, com exceção daquela área específica.

A organização do CSC, por sua vez, vai continuar protegendo aquela particularidade, evitando as falhas da mesma forma que nas outras áreas.

Melhora o relacionamento com o clientes

Em grande parte, a melhoria no relacionamento com o cliente se dá por causa do aumento da qualidade dos serviços prestados pela empresa.

A qualidade aumenta quando os Centros de Serviços Compartilhados fazem pesquisas de satisfação entre os clientes e usam os feedbacks para otimizar as etapas que estão falhas.

Uma boa comunicação também é uma das chaves para melhorar o relacionamento com o cliente e para atrair novos consumidores. Vamos falar dessa estratégia de comunicação a seguir.

Cria uma rede de comunicação integrada

A central de atendimento, como já sabemos, é uma das partes mais importantes da empresa. É ela que vai tentar criar laços com o cliente e, por isso, é preciso ter uma ótima rede de comunicação.

Os colaboradores que trabalham com o atendimento devem ser capacitados para dar informações da maneira mais rápida e precisa possível.

A rede integrada do CSC evita ruídos, que são aqueles problemas de comunicação que acontecem entre os colaboradores de setores diferentes ou até da mesma área.

Com os ruídos eliminados, as informações ficam mais claras, evitando problemas e agilizando o processo como um todo

Além de tudo isso, o Centro de Serviços Compartilhados fortalece a cultura organizacional da empresa. Ela que dá as diretrizes sobre as crenças, os valores e o comportamento da empresa.

Dentro do processo de implementação do CSC, é possível que surjam algumas dúvidas. Se quiser ler mais sobre o assunto, leia: CSC: principais dúvidas sobre centro de serviços compartilhados.

Para não ter problemas na hora de colocar o Centro de Serviços Compartilhados em prática, experimente os serviços da Desk Manager! E fique ligado no nosso blog para ter acesso às novidades do mercado.