Com foco no aprimoramento da gestão de uma empresa, é importante criar algumas estratégias. Uma delas é a central de serviços compartilhados (CSC), que foca na melhoria dos processos.

Você sente que a sua equipe perde muito tempo em tarefas simples, como o envio de mensagens ou avisos aos clientes, falta de controle e organização das solicitações que são direcionadas a sua área, falta de gestão de dos dados gerais atendidos pela equipe? Então, talvez seja a hora de implementar um CSC. Saiba mais sobre esse assunto com este artigo!

O que é a Central de Serviços Compartilhados?

Essa estratégia visa a criação de uma unidade organizacional voltada para o aperfeiçoamento da gestão e dos processos de uma empresa.

Basicamente, o seu maior objetivo é fazer com que os diferentes setores de uma organização trabalhem de forma alinhada, eficaz e centralizada.

Para isso, é criada uma equipe de central de serviços compartilhados especializada, que foca nas seguintes metas:

  • aumento da produtividade;
  • redução de riscos;
  • redução de custos;
  • satisfação dos clientes;
  • alto desempenho;
  • otimização constante.

Como cada empresa tem um foco diferente, não existe um modelo de central de serviços compartilhados que seja usado por todas as organizações. Sendo assim, cada uma deve criar o seu com base no próprio objetivo.

De qualquer forma, todo CSC funciona de forma semelhante a um call center, em que qualquer colaborador ou cliente pode entrar em contato para tirar dúvidas, solicitar serviços e outros itens relacionados aos processos e procedimentos da organização.

A CSC engloba diversos departamentos, como a TI, Financeiro, Marketing, Desenvolvimento, Recursos Humanos e qualquer área que tenha alguém que pede algo e outra pessoa que responde esta solicitação pode ser parte de um CSC. Dessa forma, caso um colaborador queira solicitar um material ou ajuda técnica, basta falar com a central.

Além disso, por abarcar também o Financeiro, o cliente pode se comunicar com a central de serviços compartilhados para sanar eventuais dúvidas.

Com isso, é possível perceber que a CSC apresenta uma estratégia bastante integrada e eficaz para a empresa.

Quando implementar uma Central de Serviços Compartilhados?

A Central de Serviços Compartilhados pode ser criada por empresas dos mais variados portes e com diferentes objetivos. E você, ainda não sabe se deve formular uma na sua organização?

Então, confira abaixo alguns alertas que mostram a necessidade de implementar essa estratégia.

Falta de produtividade

Existem diversos fatores que influenciam diretamente a produtividade de uma empresa. Por exemplo, a necessidade de retrabalho de diferentes setores ao precisar adaptar dados e padronizações quando recebem informações de outras áreas.

Afinal, sem o CSC, que visa a construção de uma mesma linguagem e metodologia de trabalho para todos os departamentos, cada setor vai atuar de uma forma, o que prejudica o intercâmbio das informações.

Além disso, você percebe que a sua equipe perde muito tempo com revisões e retrabalho? Então, certamente, esse é um dos motivos de existir a falta de produtividade.

Outro problema que impacta diretamente a produtividade é a existência de gargalos, falhas geradas em processos e pontos de ineficiência. No entanto, tudo isso poderia ter sido evitado com o CSC.

Isso porque ela promove maior agilidade nos processos, contribuindo para a produtividade de todos os departamentos de modo individual e como um todo. Afinal, consegue alinhar a visão e operação dos setores.

É importante destacar ainda que a central de serviços de compartilhados utiliza indicadores de performances, então é possível identificar facilmente gargalos ou problemas, solucionando-os de forma eficiente e rápida.

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Alto custo

Um dos maiores problemas que uma empresa pode enfrentar está relacionado à gestão financeira. Ou seja, gastar mais do que recebe ou, em outros casos, o lucro obtido não ser o esperado.

Isso pode acontecer por diversos motivos, como a contratação de mais colaboradores que o necessário, retrabalhos constantes, falta de organização financeira e redundância de atividades.

Por outro lado, o CSC consegue trabalhar nesse problema ao promover a otimização dos serviços, reduzir o número de colaboradores para a conclusão de uma tarefa e, inclusive, no momento de propor melhorias.

Isso porque, ao aplicar as melhorias no centro, não há necessidade de ir para cada setor e realizar esse trabalho.

Ainda que a implementação da central de serviços compartilhados apresente um custo imediato por meio dos treinamentos, período de adaptação, contratação de tecnologia, a redução de custos aparece de modo significativo à médio e longo prazo.

Qualidade reduzida dos serviços prestados

A sua empresa só está de pé porque os clientes existem, não é mesmo? Portanto, a sua responsabilidade é oferecer a eles a melhor qualidade possível dos serviços prestados.

No entanto, nem sempre isso é possível caso você não conte com a CSC. Isso porque, sem uma pesquisa de satisfação, não é possível descobrir em quais pontos a empresa deve melhorar, especialmente quando se trata da prestação de serviços.

Por exemplo, os consumidores podem considerar o atendimento lento, a resolução de problemas ineficaz, mas esses dados não serão devidamente medidos sem uma pesquisa para quantificá-los.

Já com um ambiente CSC, o acesso aos serviços é facilitado, o que reduz o tempo médio de atendimento e ainda promove a resolução de conflitos.

Afinal, caso o cliente tenha um problema técnico, ele pode entrar em contato diretamente com a equipe de TI, promovendo a agilidade e eficiência no serviço.

Sem essa estratégia, é difícil encontrar e solucionar rapidamente os problemas que afetam a qualidade dos serviços, por isso ela é tão importante para o bom funcionamento de uma empresa.

Descentralização dos processos

Não é novidade que uma empresa tem diferentes setores que precisam dialogar entre si. No entanto, caso eles não estejam devidamente alinhados, a comunicação entre os colaboradores pode sofrer ruídos.

Isso acontece por causa da descentralização dos processos, que atrapalha bastante não apenas a produtividade como o clima organizacional. Afinal, isso pode gerar embates entre colaboradores de diferentes departamentos.

Isso fica ainda mais evidente quando os setores não sabem identificar exatamente qual é o papel de cada um deles na organização.

Já com uma CSC, esses problemas são evitados, já que ela promove o alinhamento e centralização dos processos.

Com isso, a troca de informações entre os departamentos é feita da forma adequada, possibilitando uma melhor sinergia e potencializando a eficiência dos serviços.

Logo, a central de serviços compartilhados é uma estratégia fundamental para qualquer organização. Caso você tenha identificado que a sua empresa passa pelos problemas citados acima, não deixe de implementar essa unidade organizacional o quanto antes.

Além de elaborar a central de serviços compartilhados, você pode ainda pode promover maior otimização na gestão dos processos. Quer saber como? Então, confira este artigo!

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