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Automação de processos: o que é e quando iniciar?

Tornar processos automáticos no dia a dia de uma empresa possui uma série de vantagens na administração do negócio. Afinal, tudo é feito com muito mais rapidez, reduzindo a margem para os erros e a qualidade é padronizada.

Tudo o que você deseja para o seu empreendimento, não é mesmo? E como está esse requisito na sua empresa?

Se você deseja implantar sistemas que tornem a sua rotina e da sua equipe mais produtiva então você deve continuar lendo este artigo.

Assim, vai entender mais sobre automação de processos: o que é e quando iniciar? Para tanto, confira os seguintes tópicos.

  • O que é automação de processos
  • Benefícios da automação para a sua empresa
  • Quando implantar a automação de processo
  • Como tornar processos automatizados

O que é automação de processos

Automação de processos acontece quando são usadas máquinas para realizar tarefas tradicionalmente feitas de maneira manual. Dentro disso entram tanto os computadores que realizam cálculos e muitas outras tarefas quanto equipamentos que constroem ferramentas.

O grau de automação de um processo também pode variar, uma vez que algumas tarefas ainda dependem da intervenção humana.

Em outras situações, o uso de uma pessoa para executar determinado serviço é praticamente dispensável.

Em escritórios, nos últimos anos, cresceu muito o uso da automação de processos, por meio dos softwares que contribuem com a realização de uma série de afazeres. O mesmo acontece na indústria, cada vez mais moderna e com equipamentos mais autónomos.

Benefícios da automação para a sua empresa

A agilidade que os processos ganham depois que são automatizados é a vantagem mais evidente. Afinal, algumas tarefas manuais podem demorar horas e mais horas, sem contar que está sujeita aos erros.

No entanto, com a automação de processos a margem de erro é reduzida ao mínimo.

Essa maior rapidez também se converte em outros benefícios para o seu negócio, como a maior produção da sua equipe, pois se pode fazer mais em menos tempo.

A sua equipe também pode ser menor, já que menos colaboradores conseguem dar conta de um maior número de tarefas, sem correr o risco de haver funcionários sobrecarregados.

Por consequência, mais uma vantagem é a redução de custos com o quadro de pessoal.

Outro benefício é o aumento da conversão de vendas. Isso porque produzindo mais a sua equipe consegue vender mais também. E com a padronização da qualidade dos produtos e do atendimento consegue-se ainda fidelizar um número mais expressivo de clientes.

Quando implantar a automação de processo

Todos os benefícios da automação de processos animou você, não é mesmo? E por isso é bem provável que esteja já pensando em implantar no seu negócio sistemas que ofereçam essas vantagens.

No entanto, é preciso saber quando investir na automatização de processos.

Os sistemas que tornam o dia a dia mais dinâmico e produtivo exigem investimento financeiro, por isso, é uma decisão que deve ser bem pensada. Hoje em dia, há no mercado diversas soluções de automação industrial.

Muitas delas podem ser lucrativas para o seu negócio, mas nem sempre é possível adquiri-las de uma única vez. Além de ser necessário ter dinheiro para esse investimento, cada solução de automação exige o treinamento da sua equipe.

Algumas tarefas podem ainda sofrer mudanças e se você tornar tudo automatizado do dia para a noite o seu negócio pode não funcionar. Isso porque é preciso que haja pessoal capacitado para as novas demandas.

Por mais que existam máquinas que façam tudo sozinhas, é necessário um profissional habilitado para programá-las.

Portanto, o melhor é organizar as ideias, avaliando os processos que devem ser automatizados primeiramente.

Pense quais deles estão mais sujeitos a erros por serem feitos manualmente, quais são mais custosos e podem ter as despesas reduzidas com a automação e quais conseguem oferecer um retorno do investimento mais rápido. Essas questões ajudam a identificar a sua prioridade.

Como tornar processos automatizados

Já para saber como automatizar os processos, é preciso buscar as soluções disponíveis para cada situação. No caso da rotina do escritório de empresas de todos os portes e segmentos de mercado, o software ERP é uma solução bastante completa.

Ele informatiza os dados e conecta os setores, desse modo, consegue automatizar diferentes procedimentos. Entre eles, controle de estoque e financeiro, emissão de nota fiscal, boleto bancário, carnê de pagamento e ajuda como um todo a rotina do seu negócio.