Com a praticidade promovida pela internet, os clientes preferem que as suas solicitações sejam resolvidas sem a necessidade de ligar para a empresa e passar longos minutos na espera. Para isso, surgiu o atendimento via WhatsApp.

Por meio dele, os consumidores têm maior facilidade para entrar em contato com a sua empresa e podem continuar fazendo as suas outras tarefas enquanto são atendidos pela equipe de suporte.

Isso é benéfico não apenas para os clientes como também para os colaboradores. No entanto, é importante saber implementar essa estratégia e é sobre isso que falaremos neste artigo. Continue a leitura para saber mais!

Ferramenta de Help Desk e Atendimento integrado com WhatsApp

Por que implementar o atendimento via WhatsApp?

O WhatsApp é usado por mais de dois bilhões de pessoas em todo o mundo. Ou seja, é um aplicativo bastante popular e, muitas vezes, considerado indispensável.

Portanto, para a sua empresa, implementar o atendimento via WhatsApp é uma ótima estratégia para se aproximar do cliente e garantir que ele fique satisfeito com os seus serviços. Por isso, muitas empresas têm oferecido suporte também por esse canal.

O WhatsApp é uma ferramenta acessível financeiramente, além de ter uma ótima taxa de aceitação por parte dos usuários e contar com ferramentas importantes para a comunicação interna e externa do seu negócio.

Afinal, esse aplicativo permite que os usuários compartilhem documentos, façam chamadas de voz e de vídeo, e isso tudo faz com que o WhatsApp seja uma ferramenta bem completa e fundamental para a sua empresa.

Como fazer o atendimento via WhatsApp?

Não basta conhecer a importância do atendimento via WhatsApp sem saber como implementá-lo da forma correta. Por isso, elencamos a seguir alguns passos que devem ser seguidos.

Tenha uma conta exclusiva para o atendimento

O seu celular de uso pessoal não deve ser utilizado para fazer o atendimento aos clientes. Portanto, adquira um número exclusivo para isso. Além de passar mais profissionalismo, isso deixa as solicitações mais organizadas.

Explore o WhatsApp Business

O WhatsApp tem uma versão corporativa conhecida como WhatsApp Business. Por meio dele, você tem acesso a diversas funcionalidades importantes para melhorar a experiência do cliente.

Uma delas é a possibilidade de incluir o seu site e o endereço físico do seu negócio, assim como a descrição da empresa. Também é possível categorizar os clientes, permitindo que os colaboradores saibam se eles são novos ou recorrentes, e configurar respostas automáticas.

Defina o horário de atendimento

É importante que o horário de atendimento fique bem definido para que os clientes saibam que podem entrar em contato naquele tempo. Além disso, garanta que tenham colaboradores disponíveis nesse horário.

Seja ágil

A velocidade é um fator importante no atendimento via WhatsApp, afinal, o objetivo é agilizar o atendimento. Lembre-se que resoluções rápidas e eficientes deixam os clientes mais satisfeitos. Portanto, invista nisso.

Os clientes esperam um atendimento praticamente instantâneo e, caso isso não aconteça durante o horário estabelecido, pode manchar a imagem da empresa.

Fale a língua do cliente

Ao contrário do e-mail, o WhatsApp não é um canal de comunicação formal, então não é necessário ter um diálogo rígido. Nesse sentido, vale a pena identificar a linguagem do cliente e utilizá-la.

Isso significa, portanto, criar uma conversa amigável e personalizada, o que geralmente é mais informal, tudo sem deixar o profissionalismo de lado.

Analise as métricas

O WhatsApp Business possui métricas que ajudam a analisar os atendimentos. Com ele, é possível identificar, por exemplo, se as mensagens foram entregues e lidas.

Há também estatísticas que mostram se o uso do canal está sendo eficiente e, assim, você pode ter insights importantes para essa estratégia, identificando a necessidade ou não de novos testes.

Treine a equipe de atendimento

Adotar o atendimento via WhatsApp exige que a sua equipe seja bem capacitada para isso. Portanto, faça treinamentos com o objetivo de mostrar as funcionalidades do aplicativo e como ele deve ser utilizado.

Como uma ferramenta de Help Desk pode ajudar no atendimento da sua empresa?

Para ter maior agilidade e praticidade, contar com softwares se tornou essencial para as empresas. Nesse caso, você pode contar com o Help Desk da Desk Manager.

Por meio dele, agora é possível fazer o atendimento via WhatsApp de um modo muito mais fácil e eficiente. A seguir, veja algumas funcionalidades desse sistema:

Conversa iniciada pelo cliente

O cliente entra em contato com o número do WhatsApp da sua empresa e, em seguida, aparece uma lista com as opções de atendimento. Por exemplo: 1- Suporte, 2- Vendas etc.

Dessa forma, o cliente seleciona o número desejado e um colaborador aparece na conversa para resolver o chamado.

Transferência de conversas

Também é possível transferir a conversa de um cliente para diferentes departamentos. Então, se ele deseja conversar com um setor específico, basta encaminhá-lo. Isso gera automaticamente o registro do chamado.

Visualização das conversas

Os gestores da empresa podem acessar as conversas a qualquer momento, acompanhando todo o processo e, se necessário, transferindo o atendimento para outro colaborador.

Configuração de mensagens

É possível configurar diferentes recursos do WhatsApp, como áudios, emojis e frases prontas e enviá-las para os clientes. Portanto, ao resolver um chamado, por exemplo, você pode mandar uma mensagem automática avisando que o atendimento foi finalizado com sucesso.

Conversa com novos e antigos números

A sua equipe de atendimento pode iniciar uma conversa com o cliente a partir do WhatsApp dele e esse atendimento fica registrado como um chamado. Além disso, existe a opção de inserir um novo número com o qual deseja falar e o sistema o registra de forma automática.

Dessa forma, o WhatsApp veio para facilitar a vida dos colaboradores e dos clientes. Com ele, os atendimentos ficam mais ágeis, deixando os consumidores mais satisfeitos com o suporte oferecido pela sua empresa.

No entanto, não esqueça de implementar essa estratégia com qualidade e planejamento. Por meio de um sistema de Help Desk, esse processo se torna mais eficiente e prático. Portanto, conte com ele.

Caso você tenha se interessado em adotar o atendimento via WhatsApp e gostou das funcionalidades do Desk Manager, não deixe de fazer um teste gratuito clicando aqui.

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