Abril, 2021

Colar itens na checklist copiados em sequência

Use o “copiar e colar” nas checklists das tarefas para facilitar seus projetos.

Basicamente, se você tiver uma lista em um bloco de notas, e a mesma está separada por parágrafo, ao copiá-la e colar no campo de checklist da tarefa, o Desk Manager ira transformar todos os parágrafos em itens da sua checklist.

A praticidade trás a importância a este recurso, o ato de “copiar e colar‘ facilita muito na rapidez de como alguns processos são realizados.

Para utilizar siga o passo a passo:

1º - Criação da checklist no bloco de notas

Separe por parágrafos/quebra de linhas os itens que serão tranformados em checklist´s, exemplo:

Checklist 1

Checklist 2

Checklist 3

2º Passo - Copie e cole na tarefa

Este passo é mais simples, copie os itens da checklist e colar no Desk Manager, conforme imagem:

Sua checklist está pronta!

Opção de arquivar tarefas no projeto

Arquive as tarefas de seu projeto, fazendo com que elas fiquem reservadas em seu projeto.

Conforme o passar do tempo, muitas tarefas ficam alocadas em uma coluna só de conclusão e isso acaba dificultando para encontrar as tarefas mais recentes, ou qualquer outra busca que queira fazer.

Por isso, agora damos a opção de arquivar essas tarefas, fazendo com que fique mais facil a busca e a organização de seus projetos.

Acesse o Aplicativo Projeto - Projetos e selecionar uma das tarefas, assim que clicar com o botão direito em sua tarefa uma nova opção de “arquivar” será exibida para o operador. Clique nela e estará arquivada.

Mas e após arquivar, o que eu faço para encontrar essa tarefa?

Acesse no canto direito da tela o ícone expansível.

Nele você observará que existe uma “engrenagem” e ao clicar nela, trará a opção de visualizar as tarefas arquivadas.

Fevereiro, 2021

Labels nas Tarefas Programadas

O Recurso permite adicionar labels as tarefas criadas a partir do recurso de tarefas programadas.

O recurso de vincular label já existe nas tarefas comuns, por isso é importante agregá-lo a todos os campos que remetem à “criação de tarefas". Por isso adicionamos o recurso para utilização dos clientes.

Acesse o Aplicativo Projeto → Configuração e selecionar o menu “Tarefa Programada”.

Tanto criando uma nova tarefa ou editando uma que já existe, o campo será exibido abaixo da descrição da tarefa.

Excluir Tarefa

Com este recurso, é possível excluir uma tarefa no Aplicativo Projeto, sem ser habilitada a opção de excluir um projeto, apenas excluir uma tarefa.

Pois anteriormente, a permissão de excluir uma tarefa dependia da permissão de excluir um projeto para funcionar. Hoje, é possível excluir a tarefa utilizando apenas a primeira permissão citada. Isso otimiza tempo, e facilita com relação as configurações dos operadores.

Acesse o Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de Projetos, apenas clicar com o botão direito do mouse, onde irá visualizar a opção de excluir tarefa.

Para notar a funcionalidade do recurso, acesse o Aplicativo Painel → Cadastro → Operadores ou Perfil de Operadores → Permissão ao Menu → Aplicativo Projeto → Cadastros → Desabilitar a Opção ‘Excluir’ em Projetos.

Após isto, acessar Aplicativo Painel → Cadastro → Operadores ou Perfil de Operadores → Permissão ao Menu → Aplicativo Projeto → Lançamentos → Habilitar a Opção ‘Excluir’ em Tarefas.

O recurso funciona apenas com a permissão de exclusão da tarefa, e não depende mais da exclusão de projetos, funcionando separadamente.

Nome no Projeto nos Emails das Notas

Todas as notas agora enviam o nome do projeto no e-mail de mudança de status.

Ficou muito mais simples saber de qual projeto é a tarefa em questão para operadores que tenham vários projetos.

Quando o operador incluir uma nota referenciando outro operador dentro de uma tarefa, quem foi referenciado irá receber o e-mail da nota com o nome do projeto.

Ordenar Tarefas por Operador

O recurso foi criado para ordenar as tarefas dentro dos status no kanban por operador de A-Z e Z-A.

Facilita a visualização das tarefas, pois desta forma é possível verificar de forma agrupada o que cada operador tem que fazer com relação as tarefas.

Ao acessar o Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de Projetos, ao lado da nomenclatura dos status das colunas você pode clicar nos três pontos.

Ao clicar,visualize a funcionalidade de ordenar por operador, para que a mesma funcione, apenas clique para que seja ordenado.

Trocar de Operador fora do Card da Tarefa

O recurso foi criado para alterar o operador responsável pela tarefa sem a necessidade de acessar a tarefa.

Acesse o Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de Projetos.

Ao visualizar a tarefa que deseja alterar o Operador, apenas clique no atalho em círculo que consta as siglas do nome do operador responsável. E então, será possível observar os nomes de outros operadores para a alteração, e desta forma, apenas selecionar o mesmo.

Barra de Rolagem e/ou Busca por operadores

O recurso é uma barra de rolagem nos filtros dentro do quadro de projetos.

Facilita na localização dos operadores em projetos com muitas pessoas vinculadas.

Acesse o Quadro de Projetos → Filtros em Aplicativo Projeto na aba de Operadores.

Concluir tarefas Repetitivas mais Rápido

O recurso foi criado para ser possível a finalização de tarefas sem precisar entrar na tarefa para clicar em concluído.

Com este recurso, ocorre um aumento de produtividade, sendo rápido e fácil a finalização de tarefas repetitivas.

Para visualizar o recurso, acessar Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de Projetos → Clicar com o botão direito na tarefa que será finalizada → Opção 'Concluir'.

Marcar Intervalo para Trimestre atual e Próximo

O recurso é um atalho criado para definir se a tarefa está definida para este ou para o próximo trimestre.

Pois anteriormente, para marcar se a tarefa seria para este ou para o próximo trimestre requeria tempo. Este recurso facilita e otimiza o tempo de quem irá administrar as tarefas.

Para visualizar o recurso, acesse Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de Projetos → Selecionar com o botão direito na tarefa desejada. Será possível visualizar alguns ícones para configurar a data de definição desta tarefa, onde os dois últimos ícones de Este Trimestre e Próximo Trimestre é o novo recurso para utilização.

Janeiro, 2021

Upload de Arquivos

Este recurso foi criado para arrastar um arquivo para a tarefa, ela da ganho de produtividade e facilidade ao criar as tarefas.

É possível arrastar um arquivo para a tarefa por fora da mesma, por dentro dela e também diretamente na aba de anexos.

Recebimento de e-mail ao finalizar tarefas

Neste recurso, ao receber o e-mail de conclusão de Tarefas, é possível visualizar o nome do Projeto em que ela pertence.

Facilidade em identificar de onde esta tarefa pertence e otimização do tempo.

Finalizando uma tarefa, ao receber o e-mail de notificação, será visualizado o nome do Projeto que a Tarefa pertence

'Continuar Criando' nas tarefas do quadro de projetos

O recurso é uma função para facilitar a criação de diversas tarefas seguidas, com maior rapidez, sem haver a necessidade de clicar para criar novas tarefas inúmeras vezes. Isso irá ajudar o desempenho do operador durante o trabalho em questão a criação de tarefas.

É possível visualizar o recurso acessando o Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de projetos e Criar tarefa.

Ao clicarmos para criarmos uma tarefa, ao lado da opção de ‘Criar’, iremos visualizar o recurso ‘Continuar Criando’. Ao clicar para habilitar e após isso criarmos a tarefa, ele irá criar a mesma e manter a aba de Criação de Tarefa aberta para continuarmos criando diversas outras.

Checklist

Ao editar uma tarefa dentro do Aplicativo Projetos, é possível alterar a ordem dos itens na checklist.

O recurso trouxe facilidade para configurarmos as checklists das tarefas. Desta forma, não será necessário excluir ou editar os dados manualmente para mantermos na ordem que desejamos as checklists.

Visualize o recurso em Aplicativo Projetos → Lançamentos → Quadro de projetos → Selecionar a tarefa → Campo checkList.

Ao criar checklists, é possível movimentá-las para baixo e para cima, mantendo a ordem que deseja salvar.

Ordem Alfabética - Quadro de Projetos

Ao acessar o quadro de projetos, e visualizar todos os projetos criados, veja que após a aplicação do recurso no ambiente, os projetos criados constam em ordem alfabética com base no título.

Alguns clientes nos informaram que utilizam diariamente nosso Aplicativo Projetos. Devido a isso, acabam constando muitos projetos criados no ambiente, e anteriormente haviam dificuldade em localizar os projetos. A ordem alfabética facilita na localização dos mesmos.

O recurso foi lançado para facilitar a visualização e localização dos projetos no quadro de projetos. O mesmo funciona como solução em forma de visualização.

Tags para Projetos

O campo de Tag trás aos projetos a opções de conseguir pesquisá-los de maneira mais simples. Tanto na pesquisa avançada quanto nos relatórios.

Assim como outros recurso do Desk Manager, o campo tag foi criado para justamente “vincular uma etiqueta” aos projetos, fazendo com que facilitem a pesquisa.

O primeiro passo, é criar uma tag, para isso, acesse o Aplicativo Projeto → Cadastro → Tags.

Dentro deste menu, você ira cadastrar as tags que utilizará nos projetos, conforme a imagem:

Após realizar o cadastro, para aplica-las aos projetos, acesse o menu Cadastros → Projeto.

Dentro do projeto selecionado, um campo com o nome tag, estará disponível para aplicação, assim basta selecionar a tag, dentre das que já estão cadastradas no Desk Manager.

Arrastar Status na Configuração dos Projetos

Ao acessar a configuração de um projeto, na aba de status,você pode arrastar os status criados, e assim manter na sequência que desejar.

Quando um status novo é criado, não será necessário ir até a coluna no quadro de projetos para reordenar.

Esse recurso evita esquecer de movimentar o status no kanban para a sequência que desejar.

Acesse: Aplicativo Projetos → Cadastros → Projetos → Acessar (para Criar o Projeto em questão → Aba Status → Criar os Status → Selecionar o status e movimentá-lo com o mouse para cima ou para baixo.

Após movimentar, irá manter na ordem que preferir, sem a necessidade de acessar as colunas no quadro de projetos para arrastar o status em questão.

Exibir Número da Tarefa e Permitir Pesquisa

Exibição do número designado a uma tarefa ao lado do título e permitir pesquisar a tarefa pelo número.

Facilita a localização das tarefas, otimiza a utilização do ambiente da Desk Manager nas empresas, e o recurso também ajuda com na organização dos projetos.

Acesse: Aplicativo Projetos → Lançamentos → Quadro de Projetos

Visualize o número da tarefa ao lado de seu título. Para pesquisar uma tarefa, clique no botão que consta no canto direito superior da tela. Ao clicar, veja o campo de pesquisa.

Neste campo pesquise pelo número da tarefa, assim ficará mais fácil visualizar.

Centralização da Configuração das Tarefas Templates

Facilita na localização e também na centralização das tarefas templates, onde anteriormente se perdiam entre as demais, dificultando a localização das tarefas no geral.

Acesse: Aplicativo Projeto → Lançamentos → Quadro de Projetos e clicar no botão que está no canto direito superior.

Após isso, clicar abaixo dos campos de pesquisa de labels, na quarta aba de configurações, visualize a aba de template. Ao clicar nesta opção, será filtrado todas as tarefas de templates.

Dezembro, 2020

Criar Tarefa Programada para Projetos

O recurso agora trás para o aplicativo projeto, a possibilidade de programar uma tarefa para ser criada em uma data definida pelo operador.

Facilitando ainda mais o controle da abertura de tarefas, o Desk Manager trás a possibilidade de criar uma tarefa recorrente, fazendo com que ela seja criada em uma hora/data configurada previamente, para evitar surpresas ou automatizar processos.

Para acessar o menu novo, basta acessar:

Aplicativo projeto → Configurações → Tarefa programada.

Dentro deste menu, você poderá criar uma tarefa pressionando “C“ em seu teclado, ou clicando no “+” no canto direito inferior da tela.

Após preencher as informações de sua tarefa, basta selecionar em qual data ela será criada, conforme a imagem:

Modal de ações das tarefas na lista - Excluir

Adicionamos um campo de “exclusão” de tarefas quando o projeto é visualizado em modo “LISTA”

Como no modo padrão, já existe a opção de exclusão de tarefas, transportamos o recurso para o modo lista! Otimizando a experiência do usuário.

Acesse: Aplicativo projetos - Quadro de projetos e alternar para o modo lista.

Dentro do modo lista, você ira visualizar no canto direito, um ícone de lixeira, que serve justamente para a exclusão rápida da tarefa.

Relatório de Projeto - Novo filtro por chave

O novo filtro “código do projeto” faz com que sua busca por dados de um projeto em específico, fique muito mais fácil.

Com a adição deste recurso, o solicitante pode selecionar o nome completo do projeto na utilização do filtro, fazendo com que não haja erro na escolha ou digitação.

Acesse: Aplicativo Projeto → Configuração → Relatório de Tarefas

Dentro do relatório, você ira visualizar o menu “filtros” e lá dentro, poderá procurar pelo filtro “Projetos - Código do Projeto”, conforme a imagem:

Atualização imediata no Kanban

Após criação de uma tarefa no Kanban, o Desk Manager atualizará imediantamente o grid, anteriormente, o analista tinha que atualizar a página para visualizar a nova tarefa, o que não ocorre mais.

Imagine que, quanto menos trabalho o operador tiver, melhor! Por isso, a atualização imediata do grid, influencia diretamente na experiência do usuário, que irá sentir o sistema muito mais “leve” de utilizar.

Não existe uma configuração a ser aplicada, pois o recurso irá rodar “internamente”.

Apenas saiba que, não existe mais a necessidade de atualizar o grid, quando cria uma tarefa.

Visualizar as notas das tarefas no portal do cliente

Faz com que habilite também as visualizações das notas para o solicitante que tem acesso os projetos.

É uma maneira de visualizar a informação de andamento do projeto de uma maneira mais robusta e flexível, pensando que as notas são uma parte importante das tarefas.

Acesse: A aba de compartilhamento do projeto → Habilitar o campo para que o cliente também visualize a nota, como mostrado na imagem abaixo:

Permissão para criar labels

Adiciona a criação de projetos, um campo que habilita analistas a criarem labels nesse projeto.

Restringir quem pode ou não criar uma label, impacta diretamente na organização, fazendo com que o recurso de criação de labels fique “desorganizado”.

No momento da criação de um projeto, é definido quem pode ou não, criar labels naquele projeto, conforme mostrado na imagem:

Relatório de projetos do tipo notas filtrando por projetos

O recurso trás um novo relatório para o Desk Manager, o relatório do tipo nota.

Para ajudar ainda mais o operador que precisa de relatórios das tarefas, o Desk Manager criou este relatório de notas, para facilitar a extração de dados, das notas que ficam dentro da tarefa. Agora, todo tempo aplicado as notas, pode ser obtido por este relatório (assim como existe o relatório de interações para os chamados, existe o relatório de notas, para as tarefas).

O funcionamento é bem simples, acesse o Aplicativo projetos → Configurações → Relatório de projetos.

Assim que acessar, poderá escolher o tipo do relatório, assim, poderá buscar pelo tipo “notas”, conforme a imagem abaixo:

Agora, configure com todas as colunas e filtros, disponíveis para esse relatório.

Sugestão padrão de 'operador na tarefa'

Agora ao criar uma tarefa, ele trará preenchido o nome de seu analista como sugestão, para facilitar o processo de criação.

É importante pois, quanto mais informações o Desk Manager preencher, melhor.

Assim, quando trazemos o nome do operador, o tempo de preenchimento de uma tarefa é otimizado.

Crie uma tarefa e seu nome já vem preenchido.

Vincular uma tarefa de um projeto a uma despesa

O recurso permite vincular uma tarefa de projeto, a uma despesa no Aplicativo despesas. Anteriormente, era possível apenas vincular um chamado.

Com o objetivo de integrar a maioria dos recursos do Desk Manager entre si, foi adicionado mais um tipo de vínculo às despesas, as Tarefas/Projetos criados.

Para aplicar uma tarefa/projeto a despesa, acesse:

Aplicativo despesa → Lançamentos e abrir o campo de criação de despesa. Assim que fizer isso, selecione o tipo da despesa como “TAREFA” e vincular o projeto a ela, conforme imagem: