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A importância de manter a base de conhecimento da equipe de suporte atualizada

A busca pelo desenvolvimento de uma cultura inovadora em um grupo de pessoas é um grande desafio para quem quer otimizar e estruturar os processos do negócio. Pode se tornar desgastante para um gestor o trabalho de engajar as pessoas em um novo projeto. Entende-se o engajamento como o principal instrumento para manter os colaboradores ativos e comprometidos com a iniciativa. Esse caso é comum quando se está desenvolvendo uma base de conhecimento entre os setores.

Quando se tem uma base de conhecimento implantada na empresa, é fundamental que ela seja alimentada e atualizada constantemente, sendo indispensável o engajamento dos usuários.

Como potencializar a base de conhecimento com o engajamento dos colaboradores?

Na utilização de um suporte para as informações da empresa, é fundamental que haja um alinhamento com os objetivos que o negócio espera atingir, fazendo com que as chances de fracasso do projeto sejam menores e o engajamento dos colaboradores ocorra mais rapidamente.

Além do alinhamento, deve existir uma sinergia clara entre a iniciativa e os colaboradores. Quando há uma compreensão acerca dos benefícios que serão obtidos com a implantação de uma base de conhecimento dentro da empresa, os colaboradores poderão ver os ganhos que isso lhes apresentará, aumentando o comprometimento deles com o desenvolvimento da cultura.

Quais os benefícios de manter minha base de conhecimento atualizada?

Ao certificar que a base tenha uma gestão qualificada, com curadoria, é possível ter um controle maior sobre as informações que estão sendo adicionadas e disponibilizadas lá. Mantendo a base de conhecimento atualizada há uma segurança maior por parte dos profissionais que irão utilizar o conteúdo no seu dia a dia, pois ele terá certeza que o material está correto e validado, sem se preocupar com a possibilidade de utilizar uma informação ultrapassada.

O retrabalho será extinto com o tempo, pois não haverão mais erros ocorridos por meio de materiais desatualizados. A ocorrência de erros básicos pode comprometer seriamente o resultado das operações do negócio. Ainda, pode reduzir seu faturamento e dificultar suas chances de crescer de forma organizada e sem perder a qualidade.

Tendo o amparo de uma cultura de Gestão do Conhecimento, é possível aumentar ainda mais a produtividade da equipe. Quando um colaborador necessitar sanar alguma dúvida para executar uma atividade, poderá recorrer à base, com segurança de que a informação estará lá e será atualizada.

Como manter a base de conhecimento atualizada?

Ter uma equipe engajada com o desenvolvimento da base de conhecimento da empresa garante que as chances de mantê-la atualizada sejam maiores. No entanto, existem algumas práticas que podem ser aplicadas na rotina do negócio, otimizando o desenvolvimento da base:

Reserve um tempo na semana para se dedicar a compilar as informações e compartilhá-las na base;
Anote os processos realizados durante o dia, para facilitar na hora de transformar isso em conhecimento;
Quando um procedimento mudar, altere, instantaneamente, ele na base, evitando que outras pessoas utilizem a informação errada;
Utilize diferentes formatos para compartilhar os conhecimentos.

Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar minha equipe?

A Gestão do Conhecimento visa organizar as informações e criar uma cultura de compartilhamento de aprendizados em diferentes nichos. Aplicada ao ambiente empresarial ela busca organizar os conhecimentos que existem interna e externamente, ou seja, tudo o que já está formalizado e descrito, bem como os aprendizados tácitos, que são detidos pelos colaboradores mais experientes.

Na prática, a metodologia procura documentar todos conhecimentos pertinentes à empresa e suas equipes. Além de documentar os processos internos, é importante que eles estejam centralizados em apenas um local, assim, o risco de perder informações se torna menor, além de possibilitar uma busca simples pela informação, sem ficar dependendo de outras pessoas para resolver uma atividade pontual ou realizar a parte densa de um treinamento.

Aplicar a Gestão do Conhecimento dentro da empresa garante uma série de benefícios. Entre eles, podemos citar o crescimento da produtividade da equipe, que poderá ter acesso rápido e fácil às informações que precisa, não dependendo mais de pessoas-chave, e a redução do retrabalho, uma vez que, com todas as informações necessárias em uma base de conhecimento, é possível sanar dúvidas rapidamente, garantindo assim, mais assertividade na execução das tarefas.

Artigo escrito por Pulpo.

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